GEHEN SIE KEINE KOMPROMISSE EIN: WIE SIE DIE AGENTURSOFTWARE FINDEN, DIE ZU IHNEN PASST

 

Das Thema Agentursoftware gehört unverändert zu den Dauerbrennern innerhalb unserer Branche. Eine steigende Nachfrage steht einem ebenso wachsenden wie mittlerweile undurchsichtigen Markt an Angeboten gegenüber. Der Griff zu einer umfassenden All-in-One-Lösung ist deshalb verlockend. Aber Achtung: Der Gedanke von „one fits all“ in der Agenturbranche ist ebenso unrealistisch wie die eierlegende Wollmilchsau. Für Ihre KundInnenen entwickeln Sie doch auch individuelle Ideen, die genau auf ihre Zielgruppe und Wirkung angelegt sind, oder? Ein Plädoyer für die Kompromisslosigkeit in der Softwarefindung.

 

Zum Einstieg entführen wir Sie erst einmal in eine andere Welt, und zwar in die des Handwerks. Hier wird für jede Anwendung das passende Werkzeug benutzt. Das spart den HandwerkerInnen Zeit und garantiert ein einwandfreies Ergebnis. Über einen gesunden Improvisationsgeist hinaus fällt es ihnen gar nicht erst ein, eine Gerätschaft zu zweckentfremden oder einen Vorgang mit nur einem Werkzeug zu erledigen. Im Gegenzug bedeutet das auch, dass sie eine ganze Menge Werkzeug zur Verfügung haben müssen. Dafür müssen sie also erst einmal investieren, entweder per Kauf, Miete oder Leasing.

 

Bei der Auswahl der Gerätschaften gehen Handwerksbetriebe vermutlich nach Preis-Leistungsfaktoren vor, außerdem verlassen sie sich auf ihre eigenen Erfahrungen und fragen vielleicht noch im KollegInnenenkreis nach Empfehlungen. In einer Werkstatt werden Sie also sehr wahrscheinlich Tools von unterschiedlichen Herstellern in unterschiedlichen Preisklassen finden.

 

Warum dieser Ausflug ins Handwerk? Ganz einfach:

 

Software ist nichts anderes als Werkzeug. Nicht mehr und nicht weniger. Sie muss sich den Aufgaben anpassen, nicht umgekehrt. Im Fall einer Agentursoftware gehen die Anforderungen sogar noch etwas weiter. Denn hier geht es um komplexe Abläufe, die in jeder Agentur unterschiedlich sind. Allein das reicht schon aus, um sich klar zu machen, dass eine „One fits all“-Lösung in keiner Weise ausreichen kann. Ihre Existenz ist ein Traum, bleibt aber ein Märchen. Denn, um unsere Handwerksbetriebe noch einmal ins Spiel zu bringen: Das multifunktionale Taschenmesser taugt nun einmal nicht für Profis.

 

Finden Sie sich also nicht mit Kompromissen ab. Besser ist es, für jeden Anwendungsaspekt die für Ihre Agentur beste Lösung zu finden.Noch einmal ganz deutlich: Die Software muss sich Ihren Prozessen anpassen, nicht umgekehrt. Hier geht es um mehr als ein Microsoft Office Paket.

 

Picken Sie sich deshalb die Rosinen aus dem großen Kuchen der Softwarekomponenten heraus.Verbinden Sie das Beste aus allen Welten miteinander zu Ihrem individuell angepassten Ergebnis. Das mag aufwändig erscheinen, bietet Ihnen aber das bestmögliche Ergebnis.

 

Unabdingbar dafür ist eine offene Schnittstellenpolitik, die von vielen Anbieterfirmen bereits gewährleistet wird. Achten Sie dabei besonders auf die Bereiche Buchhaltung und Ressourcenplanung, beide erweisen sich ganz oft als Knackpunkt.

 

Außerdem räumen wir mit einem weiteren Gerücht auf:

Entgegen der landläufigen Annahme ist eine Agentursoftware kein Allheilmittel.

 

Sie werden nicht erreichen, dass mit dem Einführen einer Software alle Probleme wie auf Knopfdruck plötzlich verschwinden. Ihre Abläufe werden erleichtert, jedenfalls, wenn das gesamte Team konsequent nur noch mit der neuen Software arbeitet. Das ist schon eine ganze Menge. Aber die Umstellung ist ein Prozess, der dauert und Kräfte bindet. Da steckt durchaus die eine oder andere Herausforderung drin. Lesen Sie hier, wie Jörg Hesse in seiner Agentur Des Wahnsinns Fette Beute es erlebt hat, als wir seine neue Agentursoftware gemeinsam eingeführt haben.

Alles ganz normal, aber darauf sollten Sie sich einstellen.

 

Wenn darüber hinaus noch etwas schief läuft, hat das allerdings in der Regel mit den Strukturen innerhalb Ihrer Agentur zu tun. Dagegen kann auch die beste Software nichts ausrichten. Viele Schwächen zeigen sich häufig bereits in den Vorbereitungen der Softwarefindung. Nehmen Sie sie ernst, denn sie sind in der Regel kein Symptom, sondern eine Ursache!

Unsere Tipps für die optimale Vorbereitung einer kompromisslosen Software-Findung

 

Beziehen Sie Ihr Team ein

 Als ChefIn sind Sie ja unter Umständen gar nicht mehr oder wenig im Tagesgeschäft tätig. Ihr Team schon. Deshalb binden Sie Ihre Belegschaft dringend ein, wenn Sie die Anforderungen zusammenstellen. Das ist übrigens auch noch aus einem anderen Grund sinnvoll:

MitarbeiterInnen zucken bisweilen zusammen, wenn die Agenturleitung darüber nachdenkt, eine Softwarelösung zu installieren. Hier ist Aufklärung erforderlich: Der digitale Helfer soll keineswegs eine reine Kontrollinstanz sein. Es geht nicht darum, Leistungen innerhalb des Teams zu vergleichen oder Schwachstellen in den einzelnen Positionen aufzudecken. Eine gute Agentursoftware erleichtert Abläufe – beispielsweise im Workflow, in der Angebotserstellung und –abrechnung oder in der Kapazitätsplanung. Beugen Sie schlechter Stimmung deshalb von Anfang an vor und beziehen Sie Ihr Team mit ein.

 

Starten Sie rechtzeitig.

Läuft doch alles. Warum sollen wir uns mit so einem Luxusproblem wie Agentursoftware beschäftigen? Deshalb: Auch, wenn Sie ausreichend Aufträge haben – und gerade dann! – gibt es Optimierungsbedarf in den Abläufen. Bringt uns zur nächsten Frage: Wann ist eigentlich der beste Zeitpunkt, das Thema Agentursoftware anzugehen? Rein organisatorisch sicherlich der, zu dem die Hütte gerade nicht vor Aufträgen brennt. Nur sind Sie zu der Zeit vermutlich mit anderen Dingen beschäftigt. Akquise zum Beispiel. Oder dem Abbummeln von Überstunden. Aber der nächste Peak kommt, seien Sie sich dessen sicher. Und für den sind Sie dann gerüstet.

 

Beginnen Sie mit einem Wunschkonzert.

Durch die Einführung oder Neuordnung einer Agentursoftware sollen sich Ihre Abläufe massiv verbessern. Sie dürfen Ihren Anspruch also gern erst einmal hoch ansetzen. Nicht nur, dass Ihr Arbeitsalltag mit einer neuen Software deutlich effizienter wird als der Status Quo. Sondern ganz konkret: Was brauchen Sie? Was wollen Sie? Was wünschen Sie sich? Definieren Sie Ihre Anforderungen erst einmal unabhängig von den Lösungen, die bereits am Markt sind. Halten Sie jeden Ansatz fest.

 

Seien Sie weitsichtig. 

Schon jeder Tag bringt andere Aufgaben. Wer weiß dann schon, was in einem Jahr für Anforderungen anstehen? Sie vermutlich nicht. Deshalb muss Ihre Agentursoftware von vornherein auf mögliche Änderungen angelegt sein. Die Erweiterung um neue Aufgabengebiete oder sogar komplette Geschäftsfelder sollte möglich sein, außerdem muss sie flexibel auf die Größe der Belegschaft anpassbar sein. Die Anbindung von neuen Tools und Softwares ist ebenso wichtig. Achten Sie also von vornherein auf die richtigen Schnittstellen.

 

Sortieren Sie aus.

Wenn Sie alle Aspekte zusammen haben, nehmen Sie sie noch einmal genau unter die Lupe und bewerten sie gründlich. Was genießt höchste Priorität? Was muss unbedingt sein, was war vielleicht doch nur ein Hirngespinst? Machen Sie drei Stapel: Ja, Nein – und einen dritten Stapel, auf dem alles landet, was weder ein klares Ja noch ein klares Nein erhält. Denn manche Features können auch zu einem späteren Zeitpunkt relevant werden. Vielleicht ergibt sich beim Prüfen der Möglichkeit auch ein Aspekt, den Sie vorher noch gar nicht bedacht haben. Fest steht: Alles, was eindeutig ein Nein anzeigt, muss rausfliegen. Schützen Sie sich noch in der Findungsphase vor unnötigem Ballast.

 

Checken Sie den Markt.

Ja, wir geben zu, das ist das Aufwändigste bei der ganzen Sache. Aber dadurch, dass Sie Ihre Bedürfnisse jetzt so klar definiert haben, wissen Sie ja auch, wonach Sie suchen müssen.

Anders als bei der Wahl zur Miss Germany geht es bei der Entscheidung bezüglich Ihrer Agentursoftware nicht um den Gesamteindruck. Setzen Sie genaue Kriterien für die einzelnen Komponenten an und verlassen Sie sich dabei nicht auf subjektive Empfindungen.

Picken Sie sich lieber aus unterschiedlichen Lösungen die Rosinen heraus, die zu Ihren Bedürfnissen passen, und stellen Sie dann genau die Komponenten zusammen, die Sie brauchen. Es gibt bestimmte Komponenten noch nicht am Markt? Viele Anbieterfirmen freuen sich über Anregungen und sind offen für die Umsetzung neuer Ideen.

 

Fragen Sie ganz genau nach.

Hinterfragen Sie alles. Funktionen, Schnittstellen, Preise. Das hat gar nichts Misstrauen zu tun – Sie und Ihr Team müssen mit der Software arbeiten, da müssen Ihnen alle Zusammenhänge klar sein. Und niemand kennt Ihre Anforderungen an die Software eben so gut wie Sie und Ihr Team. Notieren Sie mögliche Fragen also bereits frühzeitig und führen Sie den Prozess laufend fort. Das gilt übrigens auch für den Fall, dass Sie sich bereits für eine Lösung entschieden haben, die nun implementiert wird. Es ist wichtig, dass Sie jeden einzelnen Schritt nachvollziehen können. Denken Sie an die Sesamstraße: Wer nicht fragt, bleibt dumm.

 

Holen Sie sich Rat ein.

Guter Rat ist nämlich nicht teuer, sondern spart Geld. Denn jeder Umweg, der nicht genommen wird, jeder Erfahrungswert, der genutzt werden kann, und jede Fehlentscheidung, die vermieden wird, entlastet das Gesamtbudget. Beziehen Sie daher Ihr Netzwerk ein. Fragen Sie andere Agenturen und UnternehmerInnen. Nehmen Sie außerdem die Angebote der Softwarefirmen an, deren Informationen und Demoversionen auszuprobieren. Und last but not least: Greifen Sie auf Beratungen zurück, die auf diese Themen spezialisiert sind. Sie kennen über ihre Fachkenntnis hinaus übrigens auch bundesweite oder landesspezifische Förder-Programme, die die Digitalisierung von kleinen und mittelständischen Unternehmen fördern.

Sie suchen unabhängige, erfahrene Beratung, die Sie durch den Märchenwald der Agentursoftware führt? Dann sprechen Sie uns an!

 

 

 

 

 

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