Kategorie: kleinkariert

Neueste Beiträge

Mehr Top als Flop: Insights zur Entwicklung der Agenturbranche

So geht ein Licht auf: Bernhard Probst von kleinkariert über die Entwicklung der Agenturbranche

Nicht nur Zahlenmenschen wie wir haben den Frühjahrsmonitor des Gesamtverbands Kommunikationsagenturen (GWA) mit Spannung erwartet. Denn nach einem turbulenten 2020 waren wir natürlich alle gespannt: Wie sieht die Entwicklung der Agenturbranche aus?

 

Das Ergebnis war dann letztlich beruhigend. Fast 40 Prozent der an der GWA-Umfrage teilnehmenden Agenturen konnten ihren Umsatz 2020 im Vergleich zum Vorjahr steigern. Das gleicht die Umsatzeinbußen, die knapp 60 Prozent der Agenturen vermelden, ein wenig aus, so dass der Umsatzrückgang insgesamt bei nur 1,3 Prozent liegt. Umsatztreiber war – keine Frage – die Online-Kommunikation. Zum kompletten Monitor geht es hier.

Entwicklung der Agenturbranche wird positiver eingeschätzt als noch 2020

Auch der iBusiness Wirtschaftsindex vermeldet: Die Geschäftslage in den Agenturen wird deutlich positiver eingeschätzt als es noch im vergangenen Herbst der Fall war. Insbesondere das Geschäftsfeld ‚Strategie, Beratung, Digitale Geschäftserwartungen‘ bewegt sich auf einem sehr hohem Niveau. In der Gegenüberstellung mit dem ifo Geschäftsklimaindex zeigt sich: Die Entwicklung der Gesamtwirtschaft und der Digitalwirtschaft läuft relativ einheitlich.

Das ist alles sehr erfreulich und deckt sich im Wesentlichen mit den Erfahrungen aus unserem Netzwerk. Doch uns interessieren auch die Geschichten hinter den Zahlen. Was ist in den letzten Monaten besonders gut gelaufen? Was haben wir in unserem Umfeld Positives gesehen? Und da können wir nur sagen. Ziemlich viel!

Wir beschränken uns auf drei Trendthemen, die unsere Beratungstätigkeit im letzten und in diesem Jahr besonders prägen:

Wachstum is all around

Nahezu alle Agenturen in unserem Netzwerk haben derzeit neue Stellen ausgeschrieben. Selten haben wir zudem so viele Neugründungen in unserem Umfeld gesehen wie 2020/2021. Besonders toll hat es die FETTE BEUTE GRUPPE von Maria Sibylla Kalverkämper und Jörg Hesse getrieben: Mit der Des Wahnsinns Fette Beute Düsseldorf GmbH, der triljen GmbH und der german brand school kommen gleich drei Neugründungen aus Attendorn. Darüber freuen wir uns als Grundsteinleger der Gruppe besonders. Wachstum war einer der wesentlichen Gründe, die Struktur von der Agentur zur Gruppe zu verwandeln. Aus dem Grundstein ist ein solides Haus geworden.

Übrigens: Auch wir waren in Sachen Gründung nicht gerade kleinkariert, aber dazu weiter unten mehr.

Die Unternehmenskultur ist wichtiger denn je

Diese Entwicklung hängt sicherlich mit den neuen Arbeitswelten zusammen, die zwangläufig seit dem Frühjahr 2020 entstanden sind. Wenn ganze Teams von heute auf morgen ins Home Office ziehen und sich über Monate hinweg nur noch auf dem Bildschirm sehen, wird das Miteinander erst einmal ordentlich durchgeschüttelt. Das ist in der Agenturbranche nicht anders als in anderen.

Werte und Motivation erhalten einen höheren Stellenwert. Die Frage „Wer sind wir?“ rückt in den Mittelpunkt – und noch dringender: Wer nimmt sich der Frage eigentlich an und ergreift die passenden Maßnahmen? Und muss er – oder sie – das eigentlich zusätzlich zum normalen Job machen? Häufig ein Thema für externe Coaches, die die Agentur mittelfristig begleiten.

Zeitmanagement trifft auf neue Herausforderungen

Home Office, Home Schooling, Videomüdigkeit – wenn es besonders schwierig ist, sich auf die Arbeit zu fokussieren, fallen ungeliebte Tätigkeiten noch stärker ins Gewicht als ohnehin schon. Klarer Spitzenreiter beim von-der-eigentlichen-Arbeit-abhalten: Die Administration. Sie auch noch ins Zeitmanagement einzubinden, ist eine echte Herausforderung. Beispielsweise die Buchhaltung mal eben so mit zu erledigen, ist eben leichter gesagt als getan.

Doch was tun? Hier greift der alte Ratschlag „love it, change it or leave it“. Da es illusorisch ist, Kreative aus der Agenturbranche zu Erbsenzählern zu machen, der ganze Admin-Kram aber nun einmal erledigt werden muss, hilft nur eins: change it. Auch dazu weiter unten mehr.

Das Geheimnis des Erfolgs

Was haben also die Agenturen, die 2020 Umsatzsteigerungen verzeichnen, anders gemacht als diejenigen, denen das Jahr schwer zugesetzt hat? Ganz unabhängig vom Geschäftsmodell (natürlich hatten beispielsweise Digitalagenturen ohnehin einfacherer Voraussetzungen als Unternehmen, die im Bereich der Live-Kommunikation oder im Messebau tätig sind), kristallisieren sich folgende Eigenschaften heraus, die wir als klare Erfolgsfaktoren bewerten:

  • wer in der Lage ist, die Bedürfnisse seiner KundInnen zu erkennen und sich mit ihnen wandelt, punktet. Mut zur Veränderung und Kreativität bei der Entwicklung neuer Herangehensweisen sind gefragt. Eigentlich Eigenschaften, die Agenturen per se mitbringen sollten, oder?
  • wer flexibel ist, gewinnt. Nehmen wir das Beispiel Home Office: Wer nach zwei Tagen den heimischen Schreib- oder Esstisch als mehr oder weniger voll ausgestatteten Arbeitsplatz installiert hat, kann quasi ohne Unterbrechung weiter machen. Ein Beispiel für einen unendlichen Zeitvorsprung. Mehr dazu auch in unserem Beitrag „Keep on moving“
  • wer begriffen hat, wie Akquise funktioniert, auch wenn man keine Hausbesuche machen kann, ist klar im Vorteil. Natürlich dauert es länger, den Fuß in die Tür bekommt, wo im Moment physisch gar keine ist. Doch wer nicht wagt, der gewinnt eben auch nicht.

Der guten Ordnung halber: Diese Faktoren sind nicht nur entscheidend, wenn ein Virus die Welt lahmlegt. Gute DienstleisterInnen beherzigen sie immer. 

Jetzt interessiert uns natürlich:

Wie habt Ihr die Zeit erlebt? Welche Trends, welche Learnings erkennt Ihr? Wir sind gespannt auf Eure Erfahrungen, gern als Kommentar oder auch per E-Mail an kontakt@kleinkariert.com.

Ach, und da war doch noch was. Wenn Euch interessiert, was wir im Post nun mehrfach angekündigt haben, klickt doch mal auf  www.summarum.com. Denn auch unser Geschäftsführer Bernhard Probst gehört zu den Gründern 2020: Gemeinsam mit Patricia Colominas hat er die summarum GmbH in Wuppertal ins Leben gerufen. Sie schafft die perfekte Lösung für Agenturen und Freelancer, die an ihrer Herangehensweise der administrativen Tätigkeiten etwas ändern wollen. Denn das Team von summarum übernimmt Aufgaben aus den Bereichen Finanzen & Controlling, Office Management, Assistenz und Human Resources, persönlich, zuverlässig und digital unterstützt. Und, wie man es von kleinkariert schon kennt, mit guter Laune und einer klaren, verständlichen Sprache. Damit ist eine lästige Sache vom Tisch und mehr Zeit für das, was zählt: Das Kerngeschäft.

In dem Zusammenhang empfehlen wir auch die Lektüre unserer Studie „Kreative und ihre Administration: Ist das Job oder kann das weg?“  Sie zeigt auf, wie andere Agenturen und Solopreneure ihre Verwaltung managen – mit teilweise überraschenden Ergebnissen.

 

 

 

BESSER ARBEITEN: WAS UNTERNEHMEN VON AGENTUREN LERNEN KÖNNEN

Besprechungssituation am Schreibtisch

Agenturen sind nicht nur für ihre Kreativität, sondern auch für ihre Flexibilität bekannt. Tatsächlich bedingt das eine das andere. Was viele Unternehmen aus anderen Branchen nicht ahnen: Beides lässt sich lernen. Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt.

 

Mix it, Baby!

„Das liegt bei uns in der Stabsstelle“ – ein Satz, den Sie aus Agenturen niemals hören werden. Nicht nur, weil es dort keine Stabsstellen gibt. Sondern auch, weil Teams regelmäßig neu zusammengestellt werden. Die Auftragslage in Agenturen ist häufig bunt gemischt. Unterschiedliche Branchen treffen auf eine Vielzahl von verschiedenen Anforderungen. Bei festen Kundinnen und Kunden holt sich die Kontaktperson diejenigen ins Team, die die beste Qualifikation für genau diesen Auftrag mit sich bringt. Bei neuen Anfragen werden die Teams von vornherein nach Schwerpunkten und Erfahrungen zusammengestellt. In Agenturen geht der Einsatz nach Stärken – und nicht nach Position. Das garantiert die besten Ideen und den meisten Spaß, denn bekanntlich geht uns auch leichter von der Hand, was uns ohnehin schon liegt.

Unser Tipp:
Denken Sie weniger in Abteilungen, sondern mehr in Menschen. Interdisziplinäre Teams sind besonders leistungsstark, wenn es darum geht, neue Ideen zu entwickeln. Immerhin muss das Rad ja nicht immer neu erfunden werden.

 

Think out of the box!

Gedanklich mal so richtig die Sau rauslassen: Das ist in Kreativagenturen ausdrücklich gewünscht. Jede Idee, sei sie auch noch so verrückt oder abwegig, ist per se erst einmal eine gute Idee. Was so willkürlich klingt, erfordert in der Realität regelrechte Disziplin. Denn der Respekt vor dem Gedankengut der anderen will auch erst einmal gelernt werden. Das Resultat lohnt sich: Wenn alle ihre Ideen frei aussprechen dürfen, ohne dafür belächelt oder kritisiert zu werden, können die Gedanken erst so recht strömen. Das gilt bei Digitalagenturen übrigens ebenso. Geht nicht, gibt’s nicht bewahrheitet sich hier immer wieder aufs Neue. Oder woher kommen all die neuen Apps, Animationen und anderen Gimmicks auf unseren Geräten?

Unser Tipp:
Kreativität muss sich entfalten können. Geben Sie dem Begriff des Brainstormings seine wahre Bedeutung wieder, und Sie werden sehen: Die Gedanken werden so richtig durchgepustet und neu geordnet, wenn alle ungefiltert und ohne Angst vor beschränkenden Kommentaren ihre Ideen teilen dürfen.

 

Dieser Artikel ist zuerst als Gastbeitrag von Bernhard Probst auf dem Fachmedium marconomy.com erschienen. Zum kompletten Beitrag geht es hier.

 

KEEP ON MOVING: WARUM SCHNELLIGKEIT NOCH WICHTIGER ALS SPEZIALISIERUNG IST

Frau arbeitet am Laptop

Der Trend zur Spezialisierung von Agenturen ist seit vielen Jahren ungebrochen. Je kleiner die Nische, je spitzer die Zielgruppe, desto besser. Aber ist das wirklich so? Wir finden: Nein! Denn eine der wichtigsten Aufgaben einer Agentur ist es, dem Kunden ein zuverlässiger und weitblickender Partner zu sein. Das funktioniert vor allem, indem man dem Wettbewerb immer einen Schritt voraus ist. Und dazu gehört vor allem eins: Schnelligkeit! Das hat sich während der Corona-Pandemie besonders gezeigt.

 

Früher buchten Kundinnen und Kunden schlichtweg eine Werbeagentur, wenn sie kommunikative Begleitung oder eine konkrete kreative Dienstleistung brauchte. Heute ist das schon etwas komplizierter: Unter den rund 30.000 in Deutschland eingetragenen Agenturen gibt es Designagenturen, Kommunikationsagenturen, Digitalagenturen, Kreativagenturen, Markenagenturen sowie diverse Studios für/Büros für/Kontore für Wasauchimmer. Keine Frage, sie alle haben ihre Berechtigung. Nur: Wer soll hier noch durchsteigen?

 

Auch Spezialisierungen innerhalb ihrer Disziplin ist sicher sinnvoll. Ob auf eine Branche. Oder auf bestimmte Dienstleistungen,  Themen oder Content Management Systeme. Auftraggeberinnen und Auftraggeber wollen mit Expertinnen und Experten zusammenarbeiten. Und eine Spezialisierung bringt genau dieses Expertentum, zusammen mit einem hohen Maß an Effizienz und idealerweise noch den viel zitierten Synergieeffekten.

 

Gerade bei großen Agenturen birgt aber genau das Risiken, denn sie verlieren durch eine starke Spezialisierung schnell an Wendigkeit. Und die ist – fernab jeder Fachkompetenz – maßgeblich, um am Markt zu bestehen. Die Geschwindigkeit hat Auswirkungen auf alles.

 

Die Corona-Pandemie ist der beste Beweis dafür, warum genau diese Wendigkeit ein riesiger Vorteil für Unternehmen ist.

Nur die Agenturen, die von jetzt auf gleich ins Home Office wechseln konnten, waren ununterbrochen einsatzfähig. Dazu gehörte natürlich Vorarbeit. Klarer Heimvorteil für alle, die vorher schon flexibles Arbeiten gelebt haben und für die Zoom nicht ausschließlich eine Funktion einer Fotokamera ist und Teams durchaus auch als Tool begreifen.

 

Einen weiteren, nicht weniger wichtigen Wettbewerbsvorteil hatten die Agenturen, die dann auch noch ihrem kreativen Anspruch gerecht wurden: Hier eine App beim Kunden anschieben, die auf der langen Bank gelandet war, dort einer Auftraggeberin ein passendes digitales Angebot statt einer POS-Kampagne auf den Leib zu schneidern. Mitdenken, umdenken, vorausschauend handeln. Online statt Print, virtuell präsent sein statt stationär. Und das Ganze auch mit einem Blick über den Tellerrand statt auf die eigene Nische fokussiert.

 

Spezialisierung als Falle

 

Die Modebranche macht vor, wie Schnelligkeit vor Spezialisierung geht. Fast Fashion-Unternehmen sind nicht deshalb erfolgreich, weil sie spezialisierte NäherInnen haben, die besonders gut mit einer bestimmten Kunstfaser umgehen können und dafür ein darauf abgestimmtes Garn entwickelt haben. Sondern weil sie in der Lage sind, die Trends von den Laufstegen innerhalb von kürzester Zeit auf ihre Zielgruppen anzupassen und in den Handel zu bringen.

Trends gibt es natürlich nicht nur in der Mode, sondern auch in der Kreativbranche. Und während man bei der Mode in Saisons denkt und man sich auf die Fashion Weeks als Startschuss verlassen kann, poppt bei uns unkontrollierbar ständig etwas Neues an Disziplinen, Tools und Techniken auf.

 

Nur:

Was im Januar als heißer Shice gehypt wird, kann im Mai schon kalter Kaffee sein. Doof, wenn man zu lange braucht, um den Trend zu erkennen und umzusetzen. Der Zug ist dann nämlich weg.

 

Und das passiert tatsächlich eher stark spezialisierten Agenturen. Denn sie bewegen sich in der Regel in ihrer eigenen Filterblase und laufen so Gefahr, aktuelle Entwicklungen, die sich auch nur wenige Zentimeter neben ihrer Blase befinden, zu übersehen. Oder sie erst zu bemerken, wenn sie in den Medien oder Konferenzen angekommen sind. Wem es noch leicht passiert, sind große Agenturen. Denn hier dauern die Entscheidungsprozesse einfach länger.

 

In der Krise profitiert, wer schnell aus seiner Ecke kommt und umdenkt.

Nicht umsonst gibt es seit Beginn der Corona-Pandemie 300 Neugründungen von Techunternehmen – mehr als im Vorjahreszeitraum. Sie sehen eine Chance und ergreifen sie.

 

Deshalb: Die Geschwindigkeit zählt. Beim Identifizieren neuer Trends, beim Abwägen, ob und wie sie mitgemacht werden und schließlich bei ihrer konkreten Umsetzung. Nur so ist bei Changes wie diesen gewährleistet, dass man nicht nur „state of the art“, sondern tatsächlich „one step ahead“ ist. Gilt übrigens auch für das Erkennen des Zeitpunktes, wann der Hype vorbei ist. Wer will seinen Kundinnen und Kunden schon Schnee von gestern anbieten?

 

Agieren statt Reagieren

Die Krux ist, dass die Zyklen der Trends sich immer weiter verkürzen. Technik und Medien verändern sich immer rasanter. Wer sich zu sehr auf seine Bestandskundschaft und sein Neugeschäft konzentriert, vernachlässigt die Weiterentwicklung der eigenen Agentur. Und die ist eben auch nicht nur ein Dienstleister, sondern ein eigenständiges Unternehmen, dessen Geschäftsmodell fortwährend hinterfragt, gepflegt und optimiert werden will. Dazu gehört auch jede Menge Weitblick.

 

Und so passiert es dann auch schon einmal, dass ein Trend nicht unbedingt verpennt wird, aber dass zu lange an ihm festgehalten wird. Beispiel (bitte mit Augenzwinkern lesen): Eine Agentur, die sich ausschließlich auf QR-Codes spezialisiert hat, dürfte heute pleite sein.

 

Wie lösen wir das jetzt am Besten?

 

Agenturen raten wir, sich lieber auf ihre Kernkompetenzen zu besinnen als zu stark zu spezialisieren. Eine Kernkompetenz kann dabei Geschwindigkeit sein. Eine andere Kreativität oder Kundenfokus. All das sind Stärken fernab der fachlichen Voraussetzungen, die es nicht aus den Augen zu verlieren, nein, sogar zu pflegen gilt, um auch morgen noch als Agentur bestehen zu können.

 

Für die nötige Spezialisierung gibt es andere Möglichkeiten als sie zwingend allein aufweisen zu müssen. Nämlich das Input von draußen:

 

Durch die Kooperationen mit anderen Spezialistinnen und Spezialisten eröffnen sich neue Potentiale. Das können Agenturen oder auch Freelancer sein. Dabei funktioniert der Netzwerkgedanke ebenso wie Zukäufe. Bei letzterem unbedingt auf die Eigenständigkeit der eigenen Gesellschaften denken. Sonst könnte das wieder zu Lasten der Geschwindigkeit gehen. Je größer, desto träger und so.

 

Unser Fazit:

Seid schnell, bleibt neugierig, bildet Euch fort und schaut über den Tellerrand. Das bringt Euch mehr als die agilste Arbeitsweise oder spitzeste Spezialisierung.

In diesem Sinne: Keep on moving!

 

 

GEHEN SIE KEINE KOMPROMISSE EIN: WIE SIE DIE AGENTURSOFTWARE FINDEN, DIE ZU IHNEN PASST

Das Thema Agentursoftware gehört unverändert zu den Dauerbrennern innerhalb unserer Branche. Eine steigende Nachfrage steht einem ebenso wachsenden wie mittlerweile undurchsichtigen Markt an Angeboten gegenüber. Der Griff zu einer umfassenden All-in-One-Lösung ist deshalb verlockend. Aber Achtung: Der Gedanke von „one fits all“ in der Agenturbranche ist ebenso unrealistisch wie die eierlegende Wollmilchsau. Für Ihre KundInnen entwickeln Sie doch auch individuelle Ideen, die genau auf ihre Zielgruppe und Wirkung angelegt sind, oder? Ein Plädoyer für die Kompromisslosigkeit in der Softwarefindung. 

Zum Einstieg entführen wir Sie erst einmal in eine andere Welt, und zwar in die des Handwerks. Hier wird für jede Anwendung das passende Werkzeug benutzt. Das spart den HandwerkerInnen Zeit und garantiert ein einwandfreies Ergebnis. Über einen gesunden Improvisationsgeist hinaus fällt es ihnen gar nicht erst ein, eine Gerätschaft zu zweckentfremden oder einen Vorgang mit nur einem Werkzeug zu erledigen. Im Gegenzug bedeutet das auch, dass sie eine ganze Menge Werkzeug zur Verfügung haben müssen. Dafür müssen sie also erst einmal investieren, entweder per Kauf, Miete oder Leasing.

Bei der Auswahl der Gerätschaften gehen Handwerksbetriebe vermutlich nach Preis-Leistungsfaktoren vor, außerdem verlassen sie sich auf ihre eigenen Erfahrungen und fragen vielleicht noch im KollegInnenenkreis nach Empfehlungen. In einer Werkstatt werden Sie also sehr wahrscheinlich Tools von unterschiedlichen Herstellern in unterschiedlichen Preisklassen finden.

Warum dieser Ausflug ins Handwerk? Ganz einfach:

Agentursoftware ist nichts anderes als Werkzeug.

Nicht mehr und nicht weniger. Sie muss sich den Aufgaben anpassen, nicht umgekehrt. Im Fall einer Agentursoftware gehen die Anforderungen sogar noch etwas weiter. Denn hier geht es um komplexe Abläufe, die in jeder Agentur unterschiedlich sind. Allein das reicht schon aus, um sich klar zu machen, dass eine „One fits all“-Lösung in keiner Weise ausreichen kann. Ihre Existenz ist ein Traum, bleibt aber ein Märchen. Denn, um unsere Handwerksbetriebe noch einmal ins Spiel zu bringen: Das multifunktionale Taschenmesser taugt nun einmal nicht für Profis.

Finden Sie sich also nicht mit Kompromissen ab. Besser ist es, für jeden Anwendungsaspekt die für Ihre Agentur beste Lösung zu finden.Noch einmal ganz deutlich: Die Software muss sich Ihren Prozessen anpassen, nicht umgekehrt. Hier geht es um mehr als ein Microsoft Office Paket.

Picken Sie sich deshalb die Rosinen aus dem großen Kuchen der Softwarekomponenten heraus.Verbinden Sie das Beste aus allen Welten miteinander zu Ihrem individuell angepassten Ergebnis. Das mag aufwändig erscheinen, bietet Ihnen aber das bestmögliche Ergebnis.

Unabdingbar dafür ist eine offene Schnittstellenpolitik, die von vielen Anbieterfirmen bereits gewährleistet wird. Achten Sie dabei besonders auf die Bereiche Buchhaltung und Ressourcenplanung, beide erweisen sich ganz oft als Knackpunkt.

Außerdem räumen wir mit einem weiteren Gerücht auf:

Entgegen der landläufigen Annahme ist eine Agentursoftware kein Allheilmittel.

Sie werden nicht erreichen, dass mit dem Einführen einer Software alle Probleme wie auf Knopfdruck plötzlich verschwinden. Ihre Abläufe werden erleichtert, jedenfalls, wenn das gesamte Team konsequent nur noch mit der neuen Software arbeitet. Das ist schon eine ganze Menge. Aber die Umstellung ist ein Prozess, der dauert und Kräfte bindet. Da steckt durchaus die eine oder andere Herausforderung drin. Lesen Sie hier, wie Jörg Hesse in seiner Agentur Des Wahnsinns Fette Beute es erlebt hat, als wir seine neue Agentursoftware gemeinsam eingeführt haben.

Alles ganz normal, aber darauf sollten Sie sich einstellen.

Wenn darüber hinaus noch etwas schief läuft, hat das allerdings in der Regel mit den Strukturen innerhalb Ihrer Agentur zu tun. Dagegen kann auch die beste Software nichts ausrichten. Viele Schwächen zeigen sich häufig bereits in den Vorbereitungen der Softwarefindung. Nehmen Sie sie ernst, denn sie sind in der Regel kein Symptom, sondern eine Ursache!

Unsere Tipps für die optimale Vorbereitung einer kompromisslosen Suche nach der passenden Agentursoftware

 

Beziehen Sie Ihr Team ein

 Als ChefIn sind Sie ja unter Umständen gar nicht mehr oder wenig im Tagesgeschäft tätig. Ihr Team schon. Deshalb binden Sie Ihre Belegschaft dringend ein, wenn Sie die Anforderungen zusammenstellen. Das ist übrigens auch noch aus einem anderen Grund sinnvoll:

MitarbeiterInnen zucken bisweilen zusammen, wenn die Agenturleitung darüber nachdenkt, eine Softwarelösung zu installieren. Hier ist Aufklärung erforderlich: Der digitale Helfer soll keineswegs eine reine Kontrollinstanz sein. Es geht nicht darum, Leistungen innerhalb des Teams zu vergleichen oder Schwachstellen in den einzelnen Positionen aufzudecken. Eine gute Agentursoftware erleichtert Abläufe – beispielsweise im Workflow, in der Angebotserstellung und –abrechnung oder in der Kapazitätsplanung. Beugen Sie schlechter Stimmung deshalb von Anfang an vor und beziehen Sie Ihr Team mit ein.

Starten Sie rechtzeitig.

Läuft doch alles. Warum sollen wir uns mit so einem Luxusproblem wie Agentursoftware beschäftigen? Deshalb: Auch, wenn Sie ausreichend Aufträge haben – und gerade dann! – gibt es Optimierungsbedarf in den Abläufen. Bringt uns zur nächsten Frage: Wann ist eigentlich der beste Zeitpunkt, das Thema Agentursoftware anzugehen? Rein organisatorisch sicherlich der, zu dem die Hütte gerade nicht vor Aufträgen brennt. Nur sind Sie zu der Zeit vermutlich mit anderen Dingen beschäftigt. Akquise zum Beispiel. Oder dem Abbummeln von Überstunden. Aber der nächste Peak kommt, seien Sie sich dessen sicher. Und für den sind Sie dann gerüstet.

Beginnen Sie mit einem Wunschkonzert.

Durch die Einführung oder Neuordnung einer Agentursoftware sollen sich Ihre Abläufe massiv verbessern. Sie dürfen Ihren Anspruch also gern erst einmal hoch ansetzen. Nicht nur, dass Ihr Arbeitsalltag mit einer neuen Software deutlich effizienter wird als der Status Quo. Sondern ganz konkret: Was brauchen Sie? Was wollen Sie? Was wünschen Sie sich? Definieren Sie Ihre Anforderungen erst einmal unabhängig von den Lösungen, die bereits am Markt sind. Halten Sie jeden Ansatz fest.

Seien Sie weitsichtig. 

Schon jeder Tag bringt andere Aufgaben. Wer weiß dann schon, was in einem Jahr für Anforderungen anstehen? Sie vermutlich nicht. Deshalb muss Ihre Agentursoftware von vornherein auf mögliche Änderungen angelegt sein. Die Erweiterung um neue Aufgabengebiete oder sogar komplette Geschäftsfelder sollte möglich sein, außerdem muss sie flexibel auf die Größe der Belegschaft anpassbar sein. Die Anbindung von neuen Tools und Softwares ist ebenso wichtig. Achten Sie also von vornherein auf die richtigen Schnittstellen.

Sortieren Sie aus.

Wenn Sie alle Aspekte zusammen haben, nehmen Sie sie noch einmal genau unter die Lupe und bewerten sie gründlich. Was genießt höchste Priorität? Was muss unbedingt sein, was war vielleicht doch nur ein Hirngespinst? Machen Sie drei Stapel: Ja, Nein – und einen dritten Stapel, auf dem alles landet, was weder ein klares Ja noch ein klares Nein erhält. Denn manche Features können auch zu einem späteren Zeitpunkt relevant werden. Vielleicht ergibt sich beim Prüfen der Möglichkeit auch ein Aspekt, den Sie vorher noch gar nicht bedacht haben. Fest steht: Alles, was eindeutig ein Nein anzeigt, muss rausfliegen. Schützen Sie sich noch in der Findungsphase vor unnötigem Ballast.

Checken Sie den Markt.

Ja, wir geben zu, das ist das Aufwändigste bei der ganzen Sache. Aber dadurch, dass Sie Ihre Bedürfnisse jetzt so klar definiert haben, wissen Sie ja auch, wonach Sie suchen müssen.

Anders als bei der Wahl zur Miss Germany geht es bei der Entscheidung bezüglich Ihrer Agentursoftware nicht um den Gesamteindruck. Setzen Sie genaue Kriterien für die einzelnen Komponenten an und verlassen Sie sich dabei nicht auf subjektive Empfindungen.

Picken Sie sich lieber aus unterschiedlichen Lösungen die Rosinen heraus, die zu Ihren Bedürfnissen passen, und stellen Sie dann genau die Komponenten zusammen, die Sie brauchen. Es gibt bestimmte Komponenten noch nicht am Markt? Viele Anbieterfirmen freuen sich über Anregungen und sind offen für die Umsetzung neuer Ideen.

Fragen Sie ganz genau nach.

Hinterfragen Sie alles. Funktionen, Schnittstellen, Preise. Das hat gar nichts Misstrauen zu tun – Sie und Ihr Team müssen mit der Software arbeiten, da müssen Ihnen alle Zusammenhänge klar sein. Und niemand kennt Ihre Anforderungen an die Software eben so gut wie Sie und Ihr Team. Notieren Sie mögliche Fragen also bereits frühzeitig und führen Sie den Prozess laufend fort. Das gilt übrigens auch für den Fall, dass Sie sich bereits für eine Lösung entschieden haben, die nun implementiert wird. Es ist wichtig, dass Sie jeden einzelnen Schritt nachvollziehen können. Denken Sie an die Sesamstraße: Wer nicht fragt, bleibt dumm.

Holen Sie sich Rat ein.

Guter Rat ist nämlich nicht teuer, sondern spart Geld. Denn jeder Umweg, der nicht genommen wird, jeder Erfahrungswert, der genutzt werden kann, und jede Fehlentscheidung, die vermieden wird, entlastet das Gesamtbudget. Beziehen Sie daher Ihr Netzwerk ein. Fragen Sie andere Agenturen und UnternehmerInnen. Nehmen Sie außerdem die Angebote der Softwarefirmen an, deren Informationen und Demoversionen auszuprobieren. Und last but not least: Greifen Sie auf Beratungen zurück, die auf diese Themen spezialisiert sind. Sie kennen über ihre Fachkenntnis hinaus übrigens auch bundesweite oder landesspezifische Förder-Programme, die die Digitalisierung von kleinen und mittelständischen Unternehmen fördern.

Sie suchen unabhängige, erfahrene Beratung, die Sie durch den Märchenwald der Agentursoftware führt? Dann sprechen Sie uns an!

 

 

 

 

 

NICHT OHNE MEIN TEAM: WIE SIE FLEXIBLE ARBEITSZEITMODELLE GEMEINSAM ENTWICKELN

 

Früher ging es um den Firmenwagen, das Einzelbüro und um einen besonders wohlklingenden Jobtitel. Heute steht bei ArbeitnehmerInnen etwas ganz anderes oben auf der Wunschliste: Flexible Arbeitszeitmodelle. Und zwar nicht nur – ja, den Aufschrei haben wir bereits erahnt! – bei den mangels Arbeitswut häufig gescholtenen Millenials, sondern generationsübergreifend. Warum Unternehmen darauf dringend reagieren müssen, wenn sie im War of Talents nicht mit Pauken und Trompeten untergehen wollen, und wie dieses Reagieren aussehen könnte, nehmen wir heute kleinkariert unter die Lupe.

 

71,3 Prozent der unter 30-Jährigen finden, dass flexible Arbeitszeiten ArbeitgeberInnen besonders attraktiv machen. Bei den ArbeitnehmerInnen über 30 sind es sogar 77,9 Prozent. Frauen ist der Aspekt generell wichtiger als Männern: 84,4 Prozent stellen mehr Flexibilität noch vor finanziell geförderte Weiterbildungsangebote, betriebliche Altersvorsorge, die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten oder Annehmlichkeiten wie einen Zuschuss zur Fahrkarte oder eine Kantine.  Zu diesen Ergebnissen kommt die Candidate Journey Studie 2017, die meta HR und stellenanzeigen.de gemeinsam erstellt haben.

 

 

Grafiken: meta HR/stellenanzeigen.de

 

Also, was tun? Handeln. Und das nicht im cheftypischen Alleingang, sondern gemeinsam.

Step 1: Fragen Sie doch einfach nach, ob flexible Arbeitszeitmodelle gefragt sind.

Bringen Sie in Erfahrung, was jede einzelne Person im Team sich wünscht. Sie arbeiten mit erwachsenen Menschen, die individuelle Bedürfnisse haben. Ein Anfang ist, dass MitarbeiterInnen selber das Stundenkontingent vorgeben, in dessen Rahmen sie gern arbeiten möchten. Das kann sogar variieren, nach Jahreszeit oder nach Aufgabenbereich.

 

Wenn Sie ein vertrauensvolles Verhältnis zu Ihrem Team haben, bekommen Sie dabei vielleicht sogar heraus, warum die einzelne Person mehr Flexibilität in ihrem Arbeiten haben möchte. Manche wünschen sich mehr Zeit für die Familie oder für Hobbies. Bei anderen kristallisiert sich heraus, dass sie besser auf ihren Biorhythmus eingehen möchten – Sie wissen schon, die Sache mit der Lerche und der Nachtigall.

 

Andere leben in einer Fernbeziehung, studieren nebenbei, wollen der besten Freundin beim Aufbau ihres Cafés helfen, ein Buch schreiben oder sich schlicht den Tagesablauf nicht mehr vorschreiben lassen.

 

Es gibt tausend Gründe dafür, warum jemand nicht jeden Werktag von 9 bis 17 Uhr arbeiten möchte. Geben Sie sich die Mühe und lernen wenigstens fünf davon kennen. Das erleichtert die Umsetzung.  

Step 2: Involvieren Sie Ihr Team.

 

Mit Ihrem neu erworbenen Wissen könnten Sie sich jetzt direkt ans Werk machen und die Wünsche Ihres Teams in die Praxis umsetzen. Wir halten das allerdings für keine gute Idee. Denn es geht dabei ja nicht um Sie – es geht um Ihre MitarbeiterInnen.

 

Binden Sie Ihr Team daher ein. Lassen Sie das Konzept für flexibilisierte Arbeitszeitmodelle von Ihren MitarbeiterInnen kommen, anstatt es starr vorzugeben. Und lassen Sie sich von dem dann beginnenden Prozess des selbstständigen Handelns und Denkens mitreißen. Wir versprechen Ihnen: Darin steckt jede Menge Inspiration!

 

Was dabei herauskommen könnte:

– Dass zwei MitarbeiterInnen so kürzer treten möchten, dass beide Vollzeitstellen zukünftig zu einer verschmelzen und die beiden effizient im Tandem arbeiten.

 

– Dass sich die Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen ändern. Denn wenn Frau Meier ihre Aufgaben schlichtweg in fünf Stunden schafft, gibt es keinen Grund dafür, sie acht Stunden am Schreibtisch zu verhaften. Anderes Beispiel: Es gibt nicht wenige Menschen, die gern abends arbeiten. Wie wäre es mit der Einführung einer Spätschicht?

 

– Dass sich die Aufgabengebiete verschieben. Denn vielleicht entscheidet sich Frau Meier ja auch dafür, andere Aufgaben zu übernehmen anstatt nach fünf Stunden nach Hause zu gehen. Job Enlargement oder Job Enrichment sind hier die Stichworte. 

 

– Dass Stoßzeiten besser gehandhabt werden können – denn wenn man in Zeiten des Leerlaufs kürzer tritt, ist man motivierter dabei, wenn die Hütte brennt. Sich flexibel der Auftragslage anpassen zu können, ist für alle Beteiligten ein Gewinn.

 

– Dass Fehlzeiten sich drastisch reduzieren. Denn wer flexibel arbeitet, kann seine privaten Verpflichtungen wie Arztbesuche oder Behördengänge entspannt in seiner Freizeit erledigen statt sich mit dem ständigen Blick auf die Uhr abzuhetzen.

 

– Dass sich gar nichts ändert. Denn vielleicht gewähren Sie bereits ausreichend Freiheiten, so dass Ihr Team mit den vorhandenen Möglichkeiten schon happy ist.

 

Was dabei auf jeden Fall herauskommen wird:

 

– Dass Ihr Team wieder deutlich motivierter arbeitet. Selbstbestimmt, frei und eigenverantwortlich.

 

– Dass die Produktivität sich erhöht, unter anderem, weil alle gemäß des persönlichen Biorhythmus arbeiten und den individuellen Konzentrationskurven folgen können. Das ist übrigens keine rein unternehmerische Sichtweise: Oben genannter Global Workplace Survey besagt, dass 85 Prozent der befragten ArbeitgeberInnen sowie ArbeitnehmerInnen genau diese Produktivitätssteigerung aussagen. Insgesamt glauben 65 Prozent, dass Arbeitsumgebungen, die sich an die jeweiligen Tätigkeiten und MitarbeiterInnen anpassen, effizienteres Arbeiten fördern.

 

– Und dass sich Ihr Vorgehen in neuen Bewerbungen niederschlägt. Denn sinnvolle Arbeitszeitmodelle und zufriedene MitarbeiterInnen erhöhen Ihre Attraktivität als ArbeitgeberIn enorm – Stichwort Employer Branding, also der Aufbau einer ArbeitgeberInnenmarke.

 

 

Step 3: Bleiben Sie dran!

Flexibles Arbeiten ist ein dynamischer Prozess, der im Grunde nie abgeschlossen sein wird. Bedürfnisse verändern sich, neue KollegInnen kommen hinzu, Abläufe sind im Wandel. Stellen Sie die Arbeitszeitmodelle also regelmäßig gemeinsam mit dem Team auf den Prüfstand.

 

Außerdem wichtig: Verankern Sie das Prinzip in Ihrer Unternehmenskultur. Stellen Sie sicher, dass allen klar ist, was flexibles Arbeiten bedeutet. Wenn Sie Transparenz schaffen, beugen Sie Unmut und Neid vor. Sprüche wie „Na, heute einen halben Tag frei?“, wenn jemand nach dem Mittagessen schon zusammenpackt, waren schon immer doof. Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen landen sie aber noch schneller im falschen Hals.

 

Flexibilität heißt übrigens nicht zwingend grenzenlose Freiheit. Klare Regeln, Deadlines, Meetings, Zielvereinbarungen – all so etwas bleibt auch bestehen, wenn man sich für neue Arbeitszeiten entscheidet.

 

Nächster Aspekt: Zeiterfassung. Allerdings nicht, um zu kontrollieren, ob die KollegInnen auch genug arbeiten. Sondern um im Blick zu behalten, ob die Projekte richtig kalkuliert sind. Nun, und um zukünftig auch den Anforderungen gerecht zu werden, die der Europäische Gerichtshof an Arbeitgeber stellt: ArbeitgeberInnen in der Europäischen Union müssen die Arbeitszeiten ihrer ArbeitnehmerInnen systematisch erfassen. Wann und wie das zu erfolgen hat, steht noch nicht fest. Aber kluge UnternehmerInnen bauen schließlich vor.

 

Sie wollen mehr über die erfolgreiche Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle erfahren? Sprechen Sie uns gern an.

 

PRAXISBEISPIEL VISTAPARK GROUP: ZUM WACHSTUM GEHÖREN AUCH VERÄNDERUNGEN

201610_KLEINKARIERT_P1440145_1920px_72dpi

Es ist mal wieder Zeit für einen Bericht aus der Praxis. Heute wenden wir uns dem Thema Wachstum zu. Ein großartiges Beispiel dafür, wie Wachstum gelingt und was dafür zu tun ist, stellt die Design- und Kommunikationsagentur  vistapark mit Sitz in Wuppertal und Köln dar:

Als im März 2018 das jährliche Umsatzranking von W&V, Horizont und GWA erschien, platzierte vistapark sich aus dem Stand unter den größten inhabergeführten Agenturen Deutschlands. Bemerkenswert dabei sind die genauen Wachstumsraten. Während das Gesamtwachstum 2017 bei 5,51 Prozent (Vorjahr: 6,58 Prozent) liegt, verzeichnet vistapark einen Umsatzzuwachs von 34,3 Prozent. Damit belegen die Wuppertaler und Kölner den vierten Platz der Agenturen mit dem stärksten Umsatzwachstum. Ähnlich verhält es sich bei der Entwicklung der Mitarbeiterzahlen. Um ganze 35,3 Prozent ist vistaparks Mannschaft im vergangenen Jahr gewachsen. Auch hier weisen nur drei andere Agenturen einen stärkeren Anstieg vor. Der Schnitt im Gesamtranking liegt dagegen bei nur 2,55 Prozent.

Wie kommt man da hin? Dazu haben wir mit Arndt Johannes und Evelyn Lauer aus der vistapark-Geschäftsleitung gesprochen. Los geht’s:

Bernhard: Zunächst einmal herzlichen Glückwunsch – Ihr habt letztes Jahr Euer zwanzigjähriges Jubiläum gefeiert. Kommen wir gleich zu meinem Lieblingsthema: Wie viel Struktur ist dafür erforderlich?

Arndt: Eine ganze Menge. Wir sind von Anfang an stark gewachsen, waren früh schon groß. Allerdings haben wir auch rechtzeitig begriffen, dass man ab einer gewissen Größe eben auch Struktur braucht. Unter anderem im Controlling.Durch kluge Standards, auch im Vertragswesen, lässt sich nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen. Das konnten wir aus eigenen Reihen nicht leisten und haben uns deshalb einen Spezialisten aus diesem Bereich gesucht: Dich!

Außerdem ist es auch in der Agenturführung wie in einer guten Beziehung: Zwischendurch muss man die Dinge auf den Prüfstand stellen und sich angucken, wo die Verbesserungspotentiale liegen. Dafür ist es wichtig, einen Spiegel aus der Außenperspektive zu haben.

Bernhard: Damit spielst Du jetzt auf die Umstrukturierung vor drei Jahren und den generellen Change-Prozess an, bei dem ich Euch begleite. Was hat Euch dazu bewogen?

Arndt: Wir waren an einem Punkt angelangt, an dem wir uns entscheiden mussten. Wollen wir da bleiben, wo wir sind, uns spezialisieren und vielleicht sogar verkleinern? Oder wollen wir unser gesamtes Potenzial nutzen und uns auf neue Füße stellen? Der Zeitpunkt war genau richtig: Wir hatten die perfekte Kombination aus Kunden und Mitarbeitern, die nötige Erfahrung und ein starkes Netzwerk. Also sind wir den Prozess der Neustrukturierung angegangen. Unser Grundstein, um nicht nur in die Breite, sondern auch in die Tiefe zu wachsen. Dazu gehörte auch, dass wir uns von alten Gesellschaftern trennen und eine neue Holding-Struktur aufbauen.

201610_KLEINKARIERT_P1440353_1920px_72dpi
Zu Besuch im Kölner Büro von vistapark

 

Bernhard: Bei einem Team von 60 Mitarbeitern, die im Durchschnitt seit knapp sechs Jahren bei Euch arbeiten, sind das Neugestaltungen, die viel Fingerspitzengefühl brauchen.

Arndt: Auf jeden Fall. Wir gehen hier aber mit einer bedingungslosen Transparenz ans Werk – jeder weiß, was vor sich geht. Außerdem haben wir Euren Rat befolgt und Profis aus Eurem Netzwerk eingeschaltet. So steht Ulrich Halstenbach  allen Mitarbeitern als Coach zur Verfügung und führt sie durch die Veränderungen.

Evelyn: Außerdem bauen wir jetzt vor, um kommende Wandlungen früher anzugehen. 2016 hatten wir den ersten Strategie-Workshop, in dem wir reflektiert und Stellschrauben fürs neue Jahr festgelegt haben. Diese Ziele verfolgen wir konsequent über das Jahr hinweg, um sie zu erreichen. Dadurch entsteht eine konsequente und kontinuierliche Weiterentwicklung statt eines umfassenden Change-Prozesses.

Bernhard: Ein Aspekt beim Change war die Entscheidung, die Geschäftsleitung zu erweitern. Statt jemanden von außen zu holen, habt Ihr Euch entschieden, Evelyn Lauer von der Führungskraft zur Geschäftsführerin aufzubauen. Warum?

Evelyn: Für mich war es natürlich eine klare Weiterentwicklung mit einer echten Challenge. Denn zu der fachlichen Herausforderung kommt ja noch eine emotionale: Wie kriegt man diesen Schritt mit den Kollegen hin? Wie mit Kunden, die einen noch als Projektmanager kennen? Da musste ich aber nicht allein durch, sondern auch ich habe mit Ulrich Halstenbach einen Spitzencoach an meiner Seite.

Arndt: Ihre Talente und Fähigkeiten waren der eigentliche Grund, die Gedanken über eine zweite Geschäftsführerposition überhaupt zu konkretisieren. Hinzu kommt, dass Evelyn schon genau wusste, wie vistapark tickt. Wir sind in unseren Kundenbeziehungen und Arbeitsweisen bewusst sehr speziell, da hätte es jetzt wenig gebracht, draußen nach jemandem zu gucken.

201610_KLEINKARIERT_P1440670_1920px_72dpi
Im Gespräch mit Evelyn Lauer, Geschäftsführerin von vistapark

 

Bernhard: Ihr habt 2016 zusätzlich zu Eurem Stammsitz in Wuppertal ein zweites Büro in Köln eröffnet. Dazwischen liegen ja nur rund 50 Kilometer – warum macht man das?

Evelyn: Ganz klar: Um wachsen zu können. Köln ist als Standort für potenzielle Mitarbeiter viel attraktiver als Wuppertal, das vereinfacht das Recruiting. Ein kompletter Umzug kam für uns nicht im Frage, weil unsere Wuppertaler Mitarbeiter seit Jahren dort verwurzelt sind. Also haben wir einen zweiten Standort eröffnet. Damit waren aber auch ganz klare Ziele verbunden: Das Office in Köln muss sich selber tragen können. Das kann es jetzt. Wir haben hier mit fünf Mitarbeitern angefangen, mittlerweile sind wir 20.

Bernhard: Wenn man Eure Kundenliste anschaut, trifft man auf viele alte Bekannte – Marken wie Puky, Emsa, Scout-Schulranzen oder ABB kennt ja wohl jeder. Auf den zweiten Blick fällt die unglaubliche Treue Eurer Kunden auf – sechzehn Jahre beträgt die Durchschnittsverweildauer! Unglaublich in Zeiten, wo alle naslang Pitches ausgeschrieben werden. Wie macht Ihr das?

Arndt: Wir sind tatsächlich selber auch treu. Zum Beispiel, indem wir an diesem Pitch-Wahnsinn gar nicht erst teilnehmen. Uns geht es nicht um höher, schneller, weiter – wir legen Wert auf eine echte Kundenbeziehung. Wir wollen wirklich verstehen, was der Kunde will und braucht. Dafür braucht man Tiefenwissen. Nur so können wir Vertrauen aufbauen und das machen, wofür unsere Kunden uns als Leadagentur beauftragen: Mit- und Vorzudenken.

fabian stuertz 2017.09.22 - kleinkariert freundeskreis 0104-c
Links: Arndt Johannes, Geschäftsführer von vistapark

 

Bernhard: Was ist, wenn Euer Wissen mal nicht ausreicht?

Evelyn: Man kann einfach nicht alles wissen. Wenn das der Fall ist, wissen wir aber auf jeden Fall, welchen Spezialisten wir fragen können. Dafür ist ein gutes Netzwerk absolut essentiell. Mit vielen Partnern arbeiten wir kontinuierlich und sehr vertrauensvoll zusammen. Zum Beispiel im Bereich Controlling und Struktur mit Dir.

Bei Digitalisierungsthemen und insbesondere damit verbundenen Recruitingprozessen vertrauen wir auf die Kompetenz von Esther Königes. Beide Themen sind für uns viel zu wichtig, als dass wir da auf Expertenwissen verzichten wollten. Hier stecken die größten Herausforderungen unserer Branche. Stellt sich heraus, dass wir ein Skill fulltime benötigen, bauen wir diese Position intern auf.

Bernhard: Und, seid Ihr jetzt am Ziel Eurer Neuordnung?

Evelyn: Hat man ein Ziel jemals erreicht? Während man dem einen hinterher jagt, findet man ja schon das nächste. In der heutigen Zeit gibt es einfach keinen Stillstand mehr, alles ist in Bewegung, passt sich an und formiert sich neu und wir sind mitten drinnen. Dass das in den letzten Jahren gut geklappt hat, sieht man nicht zuletzt daran, dass wir auf Anhieb zu den wachstumsstärksten inhabergeführten Agenturen Deutschlands gehören. Das haben wir nicht alleine geschafft! Unser Dank geht auch an Dich!

201610_KLEINKARIERT_P1440441_1920px_72dpi
Links: Evelyn Lauer, Geschäftsführerin von vistapark

 

Bernhard: Vielen Dank für das Gespräch, Evelyn und Arndt!

 

PS: Hier geht es zum Profil von vistapark auf facebook.

PRAXISBEISPIEL AGENTURSOFTWARE: INTERVIEW MIT JÖRG HESSE VON DES WAHNSINNS FETTE BEUTE

Organigramm am Computer

 

Das Thema Agentursoftware ist unverändert ein Dauerbrenner in unserer Beratungstätigkeit. Wie man sich dem richtigen Modell idealerweise nähert, haben wir unter anderem hier beschrieben. Dabei haben wir versprochen: Wir belassen es nicht bei der Theorie, wir kommen auch mit Berichten aus der Praxis. Et voilà:

Den Auftakt macht Jörg Hesse. Er ist Geschäftsführer von „Des Wahnsinns Fette Beute“. Die Agentur für Markenführung hat sich auf Familienunternehmen spezialisiert – unter anderem, weil sie selber eines ist und sich mit den Besonderheiten daher bestens auskennt. Das erklären sie im Interview mit new business aber am besten selber. Rund 40 Mitarbeiter sind in der Sauerländer Hansestadt Attendorn im Einsatz, darunter befinden sich eine eigene Digitalsparte und ein internes Filmteam sowie Experten für Live-Kommunikation, Content und PR.

Des Wahnsinns Fette Beute und kleinkariert arbeiten bereits seit 2013 zusammen. In der Zusammenarbeit schätzen wir unter anderem das hohe Maß Struktur (kein Wunder… um die großartige, maximal strukturierte Adresse „Am Zollstock“ beneiden wir sie allerdings ein bisschen). Alles, was bei der Fetten Beute angepackt wird, hat Hand, Fuß – und davon gibt es jede Menge in dieser Agentur, die nie still steht.

Sehr gute Voraussetzungen für die Einführung einer Agentursoftware. Aber lest selber mehr im Interview!

Bernhard Probst_Maria Sibylla Kalverkämper_ Jörg Hesse Kopie

Mitte und rechts: Maria Sibylla Kalverkämper und Jörg Hesse, beide Geschäftsführer von Des Wahnsinns Fette Beute. Links: Bernhard Probst

Bernhard: Jörg, Ihr gehört zu den Agenturen, für die das Thema Software kein Neuland war.

Jörg: Richtig, wir hatten schon seit 2004 eine Lösung im Einsatz. Wir führen die Agentur seit jeher nach Kennzahlen, da gehörte das für uns schon immer dazu.

Bernhard: Was hat Euch zu einem Wechsel bewogen?

Jörg: Die bisherige Software bot uns hinsichtlich Ressourcenplanung und Aufgabenverteilung zu wenig Möglichkeiten. Wir wollten die Agentur, ihre Prozesse und Strukturen skalierfähiger machen, um die Rahmenbedingungen auf unsere Wachstumsziele anzupassen. Und dazu gehört eben auch die richtige Software als Unterstützungsinstrument.

Bernhard: Gerade, wenn man bereits Erfahrungen mit einer Agentursoftware hat, weiß man ja recht genau, was man will und braucht – und was nicht. Was habt Ihr Euch gewünscht, mal abgesehen von den einzelnen Funktionen?

Jörg: Die Erwartungshaltung geht deutlich in mehr Agilität und Effektivität im Projektmanagement.

Bernhard: Wo steht Ihr im Moment?

Jörg: Nach der etwa dreimonatigen Planungsphase gemeinsam mit Euch haben wir die neue Software Anfang des Jahres eingeführt. Im Moment sind wir noch in der Implementierungsphase.

Einschub: Bevor ein Leser jetzt erschrickt: Es ist normal, dass es dauert, bis alles im Einsatz ist. Es bedeutet auch nicht, dass man mit der Software noch nicht arbeiten kann: Die ist selbstverständlich schon im Einsatz, mit funktionierenden Basics. Aber bis alle Workflows stehen, geht nun mal etwas Zeit ins Land.

Jörg: Mittendrin merken wir wieder einmal mehr, dass eine Software viel mehr Einfluss auf den Agenturalltag hat, als mancher vermutet. In der letzten Software konnten wir z.B. keine Ressourcenauslastung planen und somit auch nicht digital überblicken. Von daher haben wir die Agentur nach den in der Software zur Verfügung gestellten Kennziffern DBI und DBII geführt. Heute fühlt sich das für die Mitarbeiter schon viel besser an, wenn man über zur Verfügung stehende Zeiten spricht und nicht über Geld. Die Währung Zeit bedeutet Kreativen seit jeher nun mal viel mehr.

Bernhard: Haben sich Eure Erwartungen erfüllt?

Jörg: Noch nicht alle; wir sind aber auf einem guten Weg. Jeder Mitarbeiter sieht jetzt in der Aufgabenstellung bereits sein Zeitkontingent für die spezifische Aufgabe, kann direkt darauf buchen; auch eine detaillierte Aufgabenbeschreibung ist hinterlegt. Zudem sehen wir heute – zumindest im Groben – schon früh Lücken in der Auslastung und können vorausschauend reagieren, Überstunden bei Einzelnen vermeiden und Minderauslastung bei anderen Kollegen ausgleichen.

Brainstorming

Bernhard: Würdest Du anderen Agenturen Euer Softwaremodell empfehlen? 

Jörg: Eine Softwareauswahl ist eine sehr individuelle Entscheidung, angepasst auf die jeweilige Agentur, ihren Entwicklungsstand und ihre Ziele. Von daher kann man die spezifische Software nicht anderen Agenturen empfehlen – das wäre grob fahrlässig. Für uns passt sie.

Bernhard: Was siehst Du als die größte Herausforderung bei der Einführung an?

Jörg: Die größte Herausforderung ist die Konfrontation der Mitarbeiter mit der gefühlten neuen „Informationsflut“. Früher haben die Kreativen lediglich Zeiten im System dokumentiert und konnten sich sogar frei entscheiden, welche Leistungsart sie gerade erbracht haben. Heute erhalten sie viele Teilaufgaben mit definierter Leistung, Zeitfenster, Priorität und Deadline.

Bernhard: Aber das hattet Ihr doch vorher bestimmt besprochen, oder?

Jörg: Na klar, all dies war aus der Belegschaft heraus gewünscht. Aber das kennst Du doch bestimmt selber: Vorher hatte man seine Jobs irgendwie im Kopf und hat sich die Teilaufgaben selbst gedanklich gegliedert und abgearbeitet. Heute hat man jeden Tag eine digitale Liste mit fünf Jobs und 35 Teilaufgaben vor Augen, die man in dieser Reihenfolge und diesen Deadlines abarbeiten sollte. Das fühlte sich für einige wie ein Autonomieverlust an. Wir haben dann in vielen Einzel- und Abteilungsgesprächen den Nutzen für die gesamte Agentur, vor allem aber den Nutzen für jeden Mitarbeiter dargelegt – mit Erfolg.

Bernhard: Hand aufs Herz: Arbeitet Ihr jetzt komplett mit der neuen Software oder gibt es doch Aspekte, in denen Ihr auf alte Workflows zurückgreift?

Jörg: Ein digitales System führt erst einmal schnell dazu, alles digital zu machen. So auch bei uns. Mittlerweile sind wir aber wieder dazu übergegangen, die Projekte erst persönlich zu briefen und sie dann über das System als Hilfestellung für den Einzelnen zu dokumentieren.

In die Excel-& Co-Falle – und auf die spielst Du sicher an – sind wir aber nicht zurückgefallen. Schon allein aus dem einfachen Grund, dass wir sie vorher schon höchst selten genutzt haben. Wir haben uns von Anfang an für eine Kombination mit Schnittstelle zu Datev entschieden, um weitergehende Auswertungen fahren zu können.

Bernhard: Herzlichen Dank für das Gespräch, Jörg!

Der Weg zur neuen Software – das hat kleinkariert dazu beigetragen:

– Analysephase, Sammeln aller Daten im Unternehmen

– Workshop mit den Mitarbeitern zum Thema „Anforderungen im Alltag“

– Bullshit Workshop: Was läuft schlecht, was kann man besser machen?

– Erstellen eines Anforderungsprofils

– Begleiten bei der Sichtung der Herstellersysteme

– Hilfestellung beim Auswahlprozess

– Begleiten der Implementierung

 Das Ergebnis:

Eine Agentur-Software, die dank eines Baukastensystems optimal auf die Bedürfnisse von Des Wahnsinns Fette Beute zugeschnitten wurde. Das System unterscheidet sich von anderen im Wesentlichen in der Benutzeroberfläche und in der Agilität.

TEAMWORK IS DREAMWORK – NEUE INTERVIEWREIHE VON DUNCKELFELD: TEAMTALK MIT KLEINKARIERT

 

Screen Shot Blog Dunckelfeld Digital Interview mit Bernhard Probst kleinkariert Agentur für Struktur

Kunden-Dienstleister-Verhältnis kann ja eigentlich jeder. Auftraggeber, Auftragnehmer, Leistung erbringen, Punkt.

Unser Ziel in der Zusammenarbeit ist jedoch ein anderes, nämlich die berühmte Begegnung auf Augenhöhe. Denn nur dadurch kann etwas wirklich Nachhaltiges erwachsen.

Wir freuen uns daher sehr, dass wir die neue Interviewreihe der Kölner Digitalagentur Dunckelfeld eröffnen dürfen. Denn sie steht unter der Überschrift „Team Talk“. Und wenn Kunde und Dienstleister, Auftraggeber und Auftragnehmer sich selber als Team sehen, dann steht einer wirklich fruchtbaren und ehrlichen Zusammenarbeit nichts mehr im Weg!

Viel Spaß bei der Lektüre! Übrigens auch für jeden geeignet, der sich schon immer gefragt hat, was kleinkariert eigentlich macht.

DRUM PRÜFE, WER SICH EWIG BINDET: DIE SUCHE NACH EINER AGENTURSOFTWARE

 

 

Mann vor Computerbildschirm mit Planungstool

Excel ist super. Geradezu exzellent. Keine Frage. Nicht umsonst sind wir als „das Excelmonster“ bekannt. Wenn wir als kleinkariert in die Agenturen kommen, sind wir allerdings manchmal bass erstaunt, was alles in Excel erfasst wird. Oder auch, was so überhaupt gar nicht erfasst wird.

Genau wie in anderen Branchen gibt es in der Agenturwelt auch Softwarelösungen, die die Arbeit enorm vereinfachen und dadurch Zeit sparen. Und das nicht nur im Kaufmännischen, sondern beispielsweise auch in der Beratung, im Projektmanagement, in der Kreation und in der Personalverwaltung. Zeit, die man super für andere Dinge aufwenden kann. Für die eigentlichen Aufgaben zum Beispiel. Oder zum Eis essen.

Die Einführung einer Agentursoftware ist für viele Unternehmen dennoch ein rotes Tuch. Wo fängt man an, wo hört man auf? Und wer soll sich eigentlich darum kümmern? Und außerdem kostet das doch ein Vermögen! Und dann steht man dann wie der Ochs vor dem Berg.

 

gelbes Post It Merkzettel für Kostenkontrolle

Was man im Internet findet: Checklisten, wie man den besten Anbieter auswählt. Dabei empfehlen wir: Finden Sie erst einmal heraus, was Sie von einer Agentursoftware erwarten. Was ist Ihnen wichtig? Zeiterfassung? Und damit verbunden eine Rentabilitätskontrolle und gegebenenfalls auch eine Ressourcenplanung? Projektmanagement? Oder reichen Ihnen To Do Listen? Wollen Sie über die Software auch Angebote und Rechnungen schreiben und verwalten? Ihre Adresslisten pflegen? Wie wäre es, wenn Sie mit einem Knopfdruck auswerfen, welche Akquiseaktion zu welchem Erfolg geführt hat? Zu jedem Projekt, wie viele Stunden aufgewendet und wie viele auch bezahlt wurden? Wie es jetzt, genau in diesem Moment, um Ihre Liquidität bestellt ist? Wie der konkrete Stand bei der Kampagne xy ist, deren Teamleiter im Urlaub ist?

 

OK, wir sehen schon. Zu viele Möglichkeiten. Jetzt haben Sie wieder das rote Tuch vor Augen. Brauchen Sie aber nicht. Bevor Ihre Mitarbeiter – oder noch schlimmer: Sie selber als Chef! – das Internet durchkämmen, befreundete Agenturen interviewen, aufs Geratewohl Angebote einholen und zum Schluss wieder alle Erkenntnisse in einer neuen Excelliste sammeln, können Sie auch jemanden fragen, der sich damit auskennt. Uns zum Beispiel.

 

Besprechungssituation Meeting

kleinkariert hat in den letzten fünf Jahren weit mehr als 30 Softwareimplementierungen in Agenturen durchgeführt. In kleinen und in großen. Unsere Bilanz: Standardisiert sind die wenigsten. DIE EINE gibt es leider auch nicht. Da die Anforderungen in den einzelnen Agenturen weit auseinander gehen, lohnt es sich, individuelle Herangehensweisen zu konzipieren. Ihr Unternehmen ist doch auch individuell, oder?

 

Dabei hören wir erst einmal ganz genau zu, was Sie sagen. Dann erlauben wir uns, auch eigene Anregungen zu geben. Wetten, es gibt Funktionen, an die Sie noch gar nicht gedacht haben, die aber so smart sind, dass Sie sie gern hätten?

 

Und dann prüfen wir, welche Lösung für Sie am besten geeignet ist. Denn wir kennen alle gängigen Anbieter und haben mit vielen Produkten selber gearbeitet, auch noch zu Agenturzeiten. Wir agieren aber vollkommen unabhängig. Sprich: Wir schlagen Ihnen das vor, was am besten zu Ihnen passt. Und nicht das, von dem wir die dickste Provision bekommen oder der uns (vergeblich) zu einem Wellnesswochenende eingeladen hat. Und auf Wunsch übernehmen wir auch die Implementierung und das Finetuning.

 

 

Unternehmensberater richtet Software ein

Macht das den Berg besser erklimmbar?

Wie unsere Kunden die Einführung ihrer neuen Software erlebt haben, gibt es in unregelmäßiger Folge auf diesem Blog zu lesen – stay tuned!