PRAXISBEISPIEL AGENTURSOFTWARE: INTERVIEW MIT JÖRG HESSE VON DES WAHNSINNS FETTE BEUTE

Organigramm am Computer

 

Das Thema Agentursoftware ist unverändert ein Dauerbrenner in unserer Beratungstätigkeit. Wie man sich dem richtigen Modell idealerweise nähert, haben wir unter anderem hier beschrieben. Dabei haben wir versprochen: Wir belassen es nicht bei der Theorie, wir kommen auch mit Berichten aus der Praxis. Et voilà:

Den Auftakt macht Jörg Hesse. Er ist Geschäftsführer von „Des Wahnsinns Fette Beute“. Die Agentur für Markenführung hat sich auf Familienunternehmen spezialisiert – unter anderem, weil sie selber eines ist und sich mit den Besonderheiten daher bestens auskennt. Das erklären sie im Interview mit new business aber am besten selber. Rund 40 Mitarbeiter sind in der Sauerländer Hansestadt Attendorn im Einsatz, darunter befinden sich eine eigene Digitalsparte und ein internes Filmteam sowie Experten für Live-Kommunikation, Content und PR.

Des Wahnsinns Fette Beute und kleinkariert arbeiten bereits seit 2013 zusammen. In der Zusammenarbeit schätzen wir unter anderem das hohe Maß Struktur (kein Wunder… um die großartige, maximal strukturierte Adresse „Am Zollstock“ beneiden wir sie allerdings ein bisschen). Alles, was bei der Fetten Beute angepackt wird, hat Hand, Fuß – und davon gibt es jede Menge in dieser Agentur, die nie still steht.

Sehr gute Voraussetzungen für die Einführung einer Agentursoftware. Aber lest selber mehr im Interview!

Bernhard Probst_Maria Sibylla Kalverkämper_ Jörg Hesse Kopie

Mitte und rechts: Maria Sibylla Kalverkämper und Jörg Hesse, beide Geschäftsführer von Des Wahnsinns Fette Beute. Links: Bernhard Probst

Bernhard: Jörg, Ihr gehört zu den Agenturen, für die das Thema Software kein Neuland war.

Jörg: Richtig, wir hatten schon seit 2004 eine Lösung im Einsatz. Wir führen die Agentur seit jeher nach Kennzahlen, da gehörte das für uns schon immer dazu.

Bernhard: Was hat Euch zu einem Wechsel bewogen?

Jörg: Die bisherige Software bot uns hinsichtlich Ressourcenplanung und Aufgabenverteilung zu wenig Möglichkeiten. Wir wollten die Agentur, ihre Prozesse und Strukturen skalierfähiger machen, um die Rahmenbedingungen auf unsere Wachstumsziele anzupassen. Und dazu gehört eben auch die richtige Software als Unterstützungsinstrument.

Bernhard: Gerade, wenn man bereits Erfahrungen mit einer Agentursoftware hat, weiß man ja recht genau, was man will und braucht – und was nicht. Was habt Ihr Euch gewünscht, mal abgesehen von den einzelnen Funktionen?

Jörg: Die Erwartungshaltung geht deutlich in mehr Agilität und Effektivität im Projektmanagement.

Bernhard: Wo steht Ihr im Moment?

Jörg: Nach der etwa dreimonatigen Planungsphase gemeinsam mit Euch haben wir die neue Software Anfang des Jahres eingeführt. Im Moment sind wir noch in der Implementierungsphase.

Einschub: Bevor ein Leser jetzt erschrickt: Es ist normal, dass es dauert, bis alles im Einsatz ist. Es bedeutet auch nicht, dass man mit der Software noch nicht arbeiten kann: Die ist selbstverständlich schon im Einsatz, mit funktionierenden Basics. Aber bis alle Workflows stehen, geht nun mal etwas Zeit ins Land.

Jörg: Mittendrin merken wir wieder einmal mehr, dass eine Software viel mehr Einfluss auf den Agenturalltag hat, als mancher vermutet. In der letzten Software konnten wir z.B. keine Ressourcenauslastung planen und somit auch nicht digital überblicken. Von daher haben wir die Agentur nach den in der Software zur Verfügung gestellten Kennziffern DBI und DBII geführt. Heute fühlt sich das für die Mitarbeiter schon viel besser an, wenn man über zur Verfügung stehende Zeiten spricht und nicht über Geld. Die Währung Zeit bedeutet Kreativen seit jeher nun mal viel mehr.

Bernhard: Haben sich Eure Erwartungen erfüllt?

Jörg: Noch nicht alle; wir sind aber auf einem guten Weg. Jeder Mitarbeiter sieht jetzt in der Aufgabenstellung bereits sein Zeitkontingent für die spezifische Aufgabe, kann direkt darauf buchen; auch eine detaillierte Aufgabenbeschreibung ist hinterlegt. Zudem sehen wir heute – zumindest im Groben – schon früh Lücken in der Auslastung und können vorausschauend reagieren, Überstunden bei Einzelnen vermeiden und Minderauslastung bei anderen Kollegen ausgleichen.

Brainstorming

Bernhard: Würdest Du anderen Agenturen Euer Softwaremodell empfehlen? 

Jörg: Eine Softwareauswahl ist eine sehr individuelle Entscheidung, angepasst auf die jeweilige Agentur, ihren Entwicklungsstand und ihre Ziele. Von daher kann man die spezifische Software nicht anderen Agenturen empfehlen – das wäre grob fahrlässig. Für uns passt sie.

Bernhard: Was siehst Du als die größte Herausforderung bei der Einführung an?

Jörg: Die größte Herausforderung ist die Konfrontation der Mitarbeiter mit der gefühlten neuen „Informationsflut“. Früher haben die Kreativen lediglich Zeiten im System dokumentiert und konnten sich sogar frei entscheiden, welche Leistungsart sie gerade erbracht haben. Heute erhalten sie viele Teilaufgaben mit definierter Leistung, Zeitfenster, Priorität und Deadline.

Bernhard: Aber das hattet Ihr doch vorher bestimmt besprochen, oder?

Jörg: Na klar, all dies war aus der Belegschaft heraus gewünscht. Aber das kennst Du doch bestimmt selber: Vorher hatte man seine Jobs irgendwie im Kopf und hat sich die Teilaufgaben selbst gedanklich gegliedert und abgearbeitet. Heute hat man jeden Tag eine digitale Liste mit fünf Jobs und 35 Teilaufgaben vor Augen, die man in dieser Reihenfolge und diesen Deadlines abarbeiten sollte. Das fühlte sich für einige wie ein Autonomieverlust an. Wir haben dann in vielen Einzel- und Abteilungsgesprächen den Nutzen für die gesamte Agentur, vor allem aber den Nutzen für jeden Mitarbeiter dargelegt – mit Erfolg.

Bernhard: Hand aufs Herz: Arbeitet Ihr jetzt komplett mit der neuen Software oder gibt es doch Aspekte, in denen Ihr auf alte Workflows zurückgreift?

Jörg: Ein digitales System führt erst einmal schnell dazu, alles digital zu machen. So auch bei uns. Mittlerweile sind wir aber wieder dazu übergegangen, die Projekte erst persönlich zu briefen und sie dann über das System als Hilfestellung für den Einzelnen zu dokumentieren.

In die Excel-& Co-Falle – und auf die spielst Du sicher an – sind wir aber nicht zurückgefallen. Schon allein aus dem einfachen Grund, dass wir sie vorher schon höchst selten genutzt haben. Wir haben uns von Anfang an für eine Kombination mit Schnittstelle zu Datev entschieden, um weitergehende Auswertungen fahren zu können.

Bernhard: Herzlichen Dank für das Gespräch, Jörg!

Der Weg zur neuen Software – das hat kleinkariert dazu beigetragen:

– Analysephase, Sammeln aller Daten im Unternehmen

– Workshop mit den Mitarbeitern zum Thema „Anforderungen im Alltag“

– Bullshit Workshop: Was läuft schlecht, was kann man besser machen?

– Erstellen eines Anforderungsprofils

– Begleiten bei der Sichtung der Herstellersysteme

– Hilfestellung beim Auswahlprozess

– Begleiten der Implementierung

 Das Ergebnis:

Eine Agentur-Software, die dank eines Baukastensystems optimal auf die Bedürfnisse von Des Wahnsinns Fette Beute zugeschnitten wurde. Das System unterscheidet sich von anderen im Wesentlichen in der Benutzeroberfläche und in der Agilität.

TEAMWORK IS DREAMWORK – NEUE INTERVIEWREIHE VON DUNCKELFELD: TEAMTALK MIT KLEINKARIERT

 

Screen Shot Blog Dunckelfeld Digital Interview mit Bernhard Probst kleinkariert Agentur für Struktur

Kunden-Dienstleister-Verhältnis kann ja eigentlich jeder. Auftraggeber, Auftragnehmer, Leistung erbringen, Punkt.

Unser Ziel in der Zusammenarbeit ist jedoch ein anderes, nämlich die berühmte Begegnung auf Augenhöhe. Denn nur dadurch kann etwas wirklich Nachhaltiges erwachsen.

Wir freuen uns daher sehr, dass wir die neue Interviewreihe der Kölner Digitalagentur Dunckelfeld eröffnen dürfen. Denn sie steht unter der Überschrift „Team Talk“. Und wenn Kunde und Dienstleister, Auftraggeber und Auftragnehmer sich selber als Team sehen, dann steht einer wirklich fruchtbaren und ehrlichen Zusammenarbeit nichts mehr im Weg!

Viel Spaß bei der Lektüre! Übrigens auch für jeden geeignet, der sich schon immer gefragt hat, was kleinkariert eigentlich macht.

DRUM PRÜFE, WER SICH EWIG BINDET: DIE SUCHE NACH EINER AGENTURSOFTWARE

 

 

Mann vor Computerbildschirm mit Planungstool

Excel ist super. Geradezu exzellent. Keine Frage. Nicht umsonst sind wir als „das Excelmonster“ bekannt. Wenn wir als kleinkariert in die Agenturen kommen, sind wir allerdings manchmal bass erstaunt, was alles in Excel erfasst wird. Oder auch, was so überhaupt gar nicht erfasst wird.

Genau wie in anderen Branchen gibt es in der Agenturwelt auch Softwarelösungen, die die Arbeit enorm vereinfachen und dadurch Zeit sparen. Und das nicht nur im Kaufmännischen, sondern beispielsweise auch in der Beratung, im Projektmanagement, in der Kreation und in der Personalverwaltung. Zeit, die man super für andere Dinge aufwenden kann. Für die eigentlichen Aufgaben zum Beispiel. Oder zum Eis essen.

Die Einführung einer Agentursoftware ist für viele Unternehmen dennoch ein rotes Tuch. Wo fängt man an, wo hört man auf? Und wer soll sich eigentlich darum kümmern? Und außerdem kostet das doch ein Vermögen! Und dann steht man dann wie der Ochs vor dem Berg.

 

gelbes Post It Merkzettel für Kostenkontrolle

Was man im Internet findet: Checklisten, wie man den besten Anbieter auswählt. Dabei empfehlen wir: Finden Sie erst einmal heraus, was Sie von einer Agentursoftware erwarten. Was ist Ihnen wichtig? Zeiterfassung? Und damit verbunden eine Rentabilitätskontrolle und gegebenenfalls auch eine Ressourcenplanung? Projektmanagement? Oder reichen Ihnen To Do Listen? Wollen Sie über die Software auch Angebote und Rechnungen schreiben und verwalten? Ihre Adresslisten pflegen? Wie wäre es, wenn Sie mit einem Knopfdruck auswerfen, welche Akquiseaktion zu welchem Erfolg geführt hat? Zu jedem Projekt, wie viele Stunden aufgewendet und wie viele auch bezahlt wurden? Wie es jetzt, genau in diesem Moment, um Ihre Liquidität bestellt ist? Wie der konkrete Stand bei der Kampagne xy ist, deren Teamleiter im Urlaub ist?

 

OK, wir sehen schon. Zu viele Möglichkeiten. Jetzt haben Sie wieder das rote Tuch vor Augen. Brauchen Sie aber nicht. Bevor Ihre Mitarbeiter – oder noch schlimmer: Sie selber als Chef! – das Internet durchkämmen, befreundete Agenturen interviewen, aufs Geratewohl Angebote einholen und zum Schluss wieder alle Erkenntnisse in einer neuen Excelliste sammeln, können Sie auch jemanden fragen, der sich damit auskennt. Uns zum Beispiel.

 

Besprechungssituation Meeting

kleinkariert hat in den letzten fünf Jahren weit mehr als 30 Softwareimplementierungen in Agenturen durchgeführt. In kleinen und in großen. Unsere Bilanz: Standardisiert sind die wenigsten. DIE EINE gibt es leider auch nicht. Da die Anforderungen in den einzelnen Agenturen weit auseinander gehen, lohnt es sich, individuelle Herangehensweisen zu konzipieren. Ihr Unternehmen ist doch auch individuell, oder?

 

Dabei hören wir erst einmal ganz genau zu, was Sie sagen. Dann erlauben wir uns, auch eigene Anregungen zu geben. Wetten, es gibt Funktionen, an die Sie noch gar nicht gedacht haben, die aber so smart sind, dass Sie sie gern hätten?

 

Und dann prüfen wir, welche Lösung für Sie am besten geeignet ist. Denn wir kennen alle gängigen Anbieter und haben mit vielen Produkten selber gearbeitet, auch noch zu Agenturzeiten. Wir agieren aber vollkommen unabhängig. Sprich: Wir schlagen Ihnen das vor, was am besten zu Ihnen passt. Und nicht das, von dem wir die dickste Provision bekommen oder der uns (vergeblich) zu einem Wellnesswochenende eingeladen hat. Und auf Wunsch übernehmen wir auch die Implementierung und das Finetuning.

 

 

Unternehmensberater richtet Software ein

Macht das den Berg besser erklimmbar?

Wie unsere Kunden die Einführung ihrer neuen Software erlebt haben, gibt es in unregelmäßiger Folge auf diesem Blog zu lesen – stay tuned!

HILFE, WIR WACHSEN: WAS TUN, WENN NICHT WEGEN ÜBERFÜLLUNG SCHLIESSEN?

kleinkariert agentur für struktur beratung bernhard probst

Es ist der Traum eines jeden Unternehmers: Das Geschäft boomt, die Anfrage ist riesig, zu den treuen Kunden kommen neue hinzu: Die Auftragspipeline ist dicht gefüllt. Und das durchgehend. Die Zeichen stehen auf Wachstum.

 

Eine ganze Zeitlang läuft das mit den vorhandenen Mitarbeitern auch noch super. Agenturchefs sollten sich aber schnell Gedanken über die Zukunft machen. Ab einem gewissen Punkt müssen neue Mitarbeiter her. Denn die vorhandenen sind großartig, aber dauerhafte Nachtschichten sorgen nicht nur für Augenringe, sondern auch für schlechte Stimmung. Mal ganz abgesehen davon, dass die Kreativität darunter leidet.

 

Erster Punkt bei dem Gedanken an Wachstum ist die „kritische Größe“. Haben wir die erreicht, um uns neue feste Mitarbeiter leisten zu können? Reicht das Geschäft aus, um die fixen Kosten zu tragen und dennoch Gewinn abzuwerfen? Wenn die Antwort auf diese Frage „nein“ lautet, sollten Sie sich auf Freelancer verlassen. Der Klassiker in Peak-Phasen. Aber unter uns: Das taugt, um einige Neuaufträge nicht absagen zu müssen, aber für echtes Wachstum reicht das nicht aus.

 

Aber nehmen wir den Fall, dass Sie sicheres Potenzial haben und den Sprung für Neueinstellungen wagen. Netterweise fragen Sie zuerst Ihre Freelancer, manche sind bisweilen offen für eine Festanstellung. Und nehmen wir den Fall, dass das Konzept aufgeht, denn dann absolvieren Sie noch mehr erfolgreiche Kampagnen. Ihre treue Kunden geben Ihnen noch mehr Aufträge. Und Ihre gute Reputation bringt Ihnen noch mehr neue Jobs.

 

Das Spiel geht im idealen Falle immer weiter. Wachsende Teams – neue Aufträge – wachsende Teams – neue Aufträge. Schon bald werden neue Organisationsstrukturen gebraucht. Und hier reden wir nicht von kruden Jobtiteln, sondern von echten Führungspositionen. Mit ganz klaren Hierarchien, auch wenn jahrelang ganz flache gefahren wurden.

kleinkariert agentur für struktur beratung unternehmensführung

Wenn noch alle um den Kicker passen, ist alles ok. Aber spätestens, wenn der Agenturchef nicht mehr alle mit Vornamen kennt, muss gehandelt werden. Denn je größer das Unternehmen, desto umfangreicher auch die Anforderungen an die interne Kommunikation, an die Prozesse und damit auch an das weitere Wachstum.

 

Anfangs tun es noch einzelne Units. Aber was passiert, wenn die Agentur die nächste kritische Größe erreicht hat? So was wie 100 Mitarbeiter? Wenn die Units den Umfang einer ausgewachsenen Abteilung überschritten haben? Mittlerweile mehr oder weniger unabhängig voneinander agieren können und müssen? Wenn sie anfangen, als eigene Profit Center zu gelten?

kleinkariert agentur für struktur beratung wachstum

Dann kann es an der Zeit sein, den nächsten Schritt im Strukturwandel zu gehen. Und eine Holdingstruktur aufzusetzen und die einzelnen Bereiche in eigenständige GmbHs umzuwandeln. Ein riesiger Schritt. Aber auch ein ganz lohnender. Denn tatsächlich – und das sieht man an großen Agenturen – birgt das ein enormes Wachstumspotenzial.

 

Beispielsweise, wenn neue Geschäftsfelder aufpoppen. Stichwort Digitalisierung zum Beispiel. Als Holding haben Sie ganz andere Möglichkeiten, neue Geschäftsbereiche zu integrieren. Nämlich nicht mehr durch den eigenen Aufbau, sondern durch Zukäufe.

 

Ob wir so etwas schon mal begleitet haben? Ja. Beispiele folgen!