PRAXISBEISPIEL: DES WAHNSINNS FETTE BEUTE ÜBER DAS EINFÜHREN IHRER AGENTURSOFTWARE

Das Thema Einführen einer Agentursoftware ist unverändert ein Dauerbrenner in unserer Beratungstätigkeit. Wie man sich dem richtigen Modell idealerweise nähert, haben wir unter anderem hier beschrieben. Dabei haben wir versprochen: Wir belassen es nicht bei der Theorie, wir kommen auch mit Berichten aus der Praxis. Et voilà:

Den Auftakt macht Jörg Hesse. Er ist Geschäftsführer von „Des Wahnsinns Fette Beute“. Die Agentur für Markenführung hat sich auf Familienunternehmen spezialisiert – unter anderem, weil sie selber eines ist und sich mit den Besonderheiten daher bestens auskennt. Das erklären sie im Interview mit new business aber am besten selber. Rund 40 Mitarbeiter sind in der Sauerländer Hansestadt Attendorn im Einsatz, darunter befinden sich eine eigene Digitalsparte und ein internes Filmteam sowie Experten für Live-Kommunikation, Content und PR.

Des Wahnsinns Fette Beute und kleinkariert arbeiten bereits seit 2013 zusammen. In der Zusammenarbeit schätzen wir unter anderem das hohe Maß Struktur (kein Wunder… um die großartige, maximal strukturierte Adresse „Am Zollstock“ beneiden wir sie allerdings ein bisschen). Alles, was bei der Fetten Beute angepackt wird, hat Hand, Fuß – und davon gibt es jede Menge in dieser Agentur, die nie still steht.

Sehr gute Voraussetzungen für das Einführen einer Agentursoftware. Aber lest selber mehr im Interview!

Mitte und rechts: Maria Sibylla Kalverkämper und Jörg Hesse, beide Geschäftsführer von Des Wahnsinns Fette Beute. Links: Bernhard Probst

Bernhard: Jörg, Ihr gehört zu den Agenturen, für die Einführen einer Agentursoftware kein Neuland war.

Jörg: Richtig, wir hatten schon seit 2004 eine Lösung im Einsatz. Wir führen die Agentur seit jeher nach Kennzahlen, da gehörte das für uns schon immer dazu.

Bernhard: Was hat Euch zu einem Wechsel bewogen?

Jörg: Die bisherige Software bot uns hinsichtlich Ressourcenplanung und Aufgabenverteilung zu wenig Möglichkeiten. Wir wollten die Agentur, ihre Prozesse und Strukturen skalierfähiger machen, um die Rahmenbedingungen auf unsere Wachstumsziele anzupassen. Und dazu gehört eben auch die richtige Software als Unterstützungsinstrument.

Bernhard: Gerade, wenn man bereits Erfahrungen mit einer Agentursoftware hat, weiß man ja recht genau, was man will und braucht – und was nicht. Was habt Ihr Euch gewünscht, mal abgesehen von den einzelnen Funktionen?

Jörg: Die Erwartungshaltung geht deutlich in mehr Agilität und Effektivität im Projektmanagement.

Bernhard: Wo steht Ihr im Moment?

Jörg: Nach der etwa dreimonatigen Planungsphase gemeinsam mit Euch haben wir die neue Software Anfang des Jahres eingeführt. Im Moment sind wir noch in der Implementierungsphase.

Einschub: Bevor ein Leser jetzt erschrickt: Es ist normal, dass es dauert, bis alles im Einsatz ist. Es bedeutet auch nicht, dass man mit der Software noch nicht arbeiten kann: Die ist selbstverständlich schon im Einsatz, mit funktionierenden Basics. Aber bis alle Workflows stehen, geht nun mal etwas Zeit ins Land.

Jörg: Mittendrin merken wir wieder einmal mehr, dass eine Software viel mehr Einfluss auf den Agenturalltag hat, als mancher vermutet. In der letzten Software konnten wir z.B. keine Ressourcenauslastung planen und somit auch nicht digital überblicken. Von daher haben wir die Agentur nach den in der Software zur Verfügung gestellten Kennziffern DBI und DBII geführt. Heute fühlt sich das für die Mitarbeiter schon viel besser an, wenn man über zur Verfügung stehende Zeiten spricht und nicht über Geld. Die Währung Zeit bedeutet Kreativen seit jeher nun mal viel mehr.

Bernhard: Haben sich Eure Erwartungen erfüllt?

Jörg: Noch nicht alle; wir sind aber auf einem guten Weg. Jeder Mitarbeiter sieht jetzt in der Aufgabenstellung bereits sein Zeitkontingent für die spezifische Aufgabe, kann direkt darauf buchen; auch eine detaillierte Aufgabenbeschreibung ist hinterlegt. Zudem sehen wir heute – zumindest im Groben – schon früh Lücken in der Auslastung und können vorausschauend reagieren, Überstunden bei Einzelnen vermeiden und Minderauslastung bei anderen Kollegen ausgleichen.

Bernhard: Würdest Du anderen Agenturen Euer Softwaremodell empfehlen? 

Jörg: Eine Softwareauswahl ist eine sehr individuelle Entscheidung, angepasst auf die jeweilige Agentur, ihren Entwicklungsstand und ihre Ziele. Von daher kann man die spezifische Software nicht anderen Agenturen empfehlen – das wäre grob fahrlässig. Für uns passt sie.

Bernhard: Was siehst Du als die größte Herausforderung beim Einführen einer Agentursoftware an?

Jörg: Die größte Herausforderung ist die Konfrontation der Mitarbeiter mit der gefühlten neuen „Informationsflut“. Früher haben die Kreativen lediglich Zeiten im System dokumentiert und konnten sich sogar frei entscheiden, welche Leistungsart sie gerade erbracht haben. Heute erhalten sie viele Teilaufgaben mit definierter Leistung, Zeitfenster, Priorität und Deadline.

Bernhard: Aber das hattet Ihr doch vorher bestimmt besprochen, oder?

Jörg: Na klar, all dies war aus der Belegschaft heraus gewünscht. Aber das kennst Du doch bestimmt selber: Vorher hatte man seine Jobs irgendwie im Kopf und hat sich die Teilaufgaben selbst gedanklich gegliedert und abgearbeitet. Heute hat man jeden Tag eine digitale Liste mit fünf Jobs und 35 Teilaufgaben vor Augen, die man in dieser Reihenfolge und diesen Deadlines abarbeiten sollte. Das fühlte sich für einige wie ein Autonomieverlust an. Wir haben dann in vielen Einzel- und Abteilungsgesprächen den Nutzen für die gesamte Agentur, vor allem aber den Nutzen für jeden Mitarbeiter dargelegt – mit Erfolg.

Bernhard: Hand aufs Herz: Arbeitet Ihr jetzt komplett mit der neuen Software oder gibt es doch Aspekte, in denen Ihr auf alte Workflows zurückgreift?

Jörg: Ein digitales System führt erst einmal schnell dazu, alles digital zu machen. So auch bei uns. Mittlerweile sind wir aber wieder dazu übergegangen, die Projekte erst persönlich zu briefen und sie dann über das System als Hilfestellung für den Einzelnen zu dokumentieren.

In die Excel-& Co-Falle – und auf die spielst Du sicher an – sind wir aber nicht zurückgefallen. Schon allein aus dem einfachen Grund, dass wir sie vorher schon höchst selten genutzt haben. Wir haben uns von Anfang an für eine Kombination mit Schnittstelle zu Datev entschieden, um weitergehende Auswertungen fahren zu können.

Bernhard: Herzlichen Dank für das Gespräch, Jörg!

Der Weg zur neuen Software – das hat kleinkariert dazu beigetragen:

– Analysephase, Sammeln aller Daten im Unternehmen

– Workshop mit den Mitarbeitern zum Thema „Anforderungen im Alltag“

– Bullshit Workshop: Was läuft schlecht, was kann man besser machen?

– Erstellen eines Anforderungsprofils

– Begleiten bei der Sichtung der Herstellersysteme

– Hilfestellung beim Auswahlprozess

– Begleiten der Implementierung

 Das Ergebnis:

Eine Agentur-Software, die dank eines Baukastensystems optimal auf die Bedürfnisse von Des Wahnsinns Fette Beute zugeschnitten wurde. Das System unterscheidet sich von anderen im Wesentlichen in der Benutzeroberfläche und in der Agilität.