Das Thema Agentursoftware gehört unverändert zu den Dauerbrennern innerhalb unserer Branche. Eine steigende Nachfrage steht einem ebenso wachsenden wie mittlerweile undurchsichtigen Markt an Angeboten gegenüber. Der Griff zu einer umfassenden All-in-One-Lösung ist deshalb verlockend. Aber Achtung: Der Gedanke von „one fits all“ in der Agenturbranche ist ebenso unrealistisch wie die eierlegende Wollmilchsau. Für eure KundInnen entwickelt ihr doch auch individuelle Ideen, die genau auf ihre Zielgruppe und Wirkung angelegt sind, oder? Ein Plädoyer für die Kompromisslosigkeit. Nur mit ihr findet ihr die passende Agentursoftware.

Zum Einstieg entführen wir dich erst einmal in eine andere Welt, und zwar in die des Handwerks. Hier wird für jede Anwendung das passende Werkzeug benutzt. Das spart den HandwerkerInnen Zeit und garantiert ein einwandfreies Ergebnis. Über einen gesunden Improvisationsgeist hinaus fällt es ihnen gar nicht erst ein, eine Gerätschaft zu zweckentfremden oder einen Vorgang mit nur einem Werkzeug zu erledigen. Im Gegenzug bedeutet das auch, dass sie eine ganze Menge Werkzeug zur Verfügung haben müssen. Dafür müssen sie also erst einmal investieren, entweder per Kauf, Miete oder Leasing.

Bei der Auswahl der Gerätschaften gehen Handwerksbetriebe vermutlich nach Preis-Leistungsfaktoren vor, außerdem verlassen sie sich auf ihre eigenen Erfahrungen und fragen vielleicht noch im KollegInnenenkreis nach Empfehlungen. In einer Werkstatt wirst du also sehr wahrscheinlich Tools von unterschiedlichen Herstellern in unterschiedlichen Preisklassen finden.

Warum dieser Ausflug ins Handwerk? Ganz einfach:

Software ist nichts anderes als Werkzeug. Nicht mehr und nicht weniger. Sie muss sich den Aufgaben anpassen, nicht umgekehrt.

Im Fall einer Agentursoftware gehen die Anforderungen sogar noch etwas weiter. Denn hier geht es um komplexe Abläufe, die in jeder Agentur unterschiedlich sind. Allein das reicht schon aus, um sich klar zu machen, dass eine „One fits all“-Lösung in keiner Weise ausreichen kann. Ihre Existenz ist ein Traum, bleibt aber ein Märchen. Denn, um unsere Handwerksbetriebe noch einmal ins Spiel zu bringen: Das multifunktionale Taschenmesser taugt nun einmal nicht für Profis.

Gib dich also nicht mit Kompromissen ab. Besser ist es, für jeden Anwendungsaspekt die passende Agentursoftware zu finden.

Noch einmal ganz deutlich: Die Software muss sich euren Prozessen anpassen, nicht umgekehrt. Hier geht es um mehr als ein Microsoft Office Paket.

Pickt euch deshalb die Rosinen aus dem großen Kuchen der Softwarekomponenten heraus.

Verbindet das Beste aus allen Welten miteinander zu eurem individuell angepassten Ergebnis. Das mag aufwändig erscheinen, bietet eurer Agentur aber das bestmögliche Ergebnis.

Unabdingbar dafür ist eine offene Schnittstellenpolitik, die von vielen Anbieterfirmen bereits gewährleistet wird. Achtet dabei besonders auf die Bereiche Buchhaltung und Ressourcenplanung, beide erweisen sich ganz oft als Knackpunkt.

Außerdem räumen wir mit einem weiteren Gerücht auf:

Entgegen der landläufigen Annahme ist eine Agentursoftware kein Allheilmittel.

Ihr werdet nicht erreichen, dass mit dem Einführen einer Software alle Probleme wie auf Knopfdruck plötzlich verschwinden. Eure Abläufe werden erleichtert, jedenfalls, wenn das gesamte Team konsequent nur noch mit der neuen Software arbeitet. Das ist schon eine ganze Menge. Aber die Umstellung ist ein Prozess, der dauert und Kräfte bindet. Da steckt durchaus die eine oder andere Herausforderung drin. Lies hier, wie Jörg Hesse in seiner Agentur Des Wahnsinns Fette Beute es erlebt hat, als wir seine neue Agentursoftware gemeinsam eingeführt haben.

Alles ganz normal, aber darauf solltet ihr euch einstellen.

Wenn darüber hinaus noch etwas schief läuft, hat das allerdings in der Regel mit den Strukturen innerhalb eurer Agentur zu tun. Dagegen kann auch die beste Software nichts ausrichten. Viele Schwächen zeigen sich häufig bereits in den Vorbereitungen der Softwarefindung. Nehmt sie ernst, denn sie sind in der Regel kein Symptom, sondern eine Ursache!

Unsere Tipps für die optimale Vorbereitung einer kompromisslosen Software-Findung

Beziehe dein Team ein

 Als ChefIn bist du  ja unter Umständen gar nicht mehr oder wenig im Tagesgeschäft tätig. Dein Team schon. Deshalb: binde deine Belegschaft dringend ein, wenn du die Anforderungen zusammenstellst. Das ist übrigens auch noch aus einem anderen Grund sinnvoll:

MitarbeiterInnen zucken bisweilen zusammen, wenn die Agenturleitung darüber nachdenkt, eine Softwarelösung zu installieren. Hier ist Aufklärung erforderlich: Der digitale Helfer soll keineswegs eine reine Kontrollinstanz sein. Es geht nicht darum, Leistungen innerhalb des Teams zu vergleichen oder Schwachstellen in den einzelnen Positionen aufzudecken. Eine gute Agentursoftware erleichtert Abläufe – beispielsweise im Workflow, in der Angebotserstellung und –abrechnung oder in der Kapazitätsplanung. Beuge schlechter Stimmung deshalb von Anfang an vor und beziehe dein Team mit ein.

Starte rechtzeitig.

Läuft doch alles. Warum sollen wir uns mit so einem Luxusproblem wie Agentursoftware beschäftigen? Deshalb: Auch, wenn ihr ausreichend Aufträge habt – und gerade dann! – gibt es Optimierungsbedarf in den Abläufen. Bringt uns zur nächsten Frage: Wann ist eigentlich der beste Zeitpunkt, das Thema Agentursoftware anzugehen? Rein organisatorisch sicherlich der, zu dem die Hütte gerade nicht vor Aufträgen brennt. Nur seid ihr zu der Zeit vermutlich mit anderen Dingen beschäftigt. Akquise zum Beispiel. Oder dem Abbummeln von Überstunden. Aber der nächste Peak kommt, sei dir dessen sicher. Und für den seid ihr dann gerüstet.

Beginne mit einem Wunschkonzert.

Durch die Einführung oder Neuordnung einer Agentursoftware sollen sich eure Abläufe massiv verbessern. Du darfst euren Anspruch also gern erst einmal hoch ansetzen. Nicht nur, dass euer Arbeitsalltag mit einer neuen Software deutlich effizienter wird als der Status Quo. Sondern ganz konkret: Was braucht ihr? Was wollt ihr? Was wünscht ihr euch? Definiert eure Anforderungen erst einmal unabhängig von den Lösungen, die bereits am Markt sind. Haltet jeden Ansatz fest.

Sei weitsichtig. 

Schon jeder Tag bringt andere Aufgaben. Wer weiß dann schon, was in einem Jahr für Anforderungen anstehen? Du vermutlich nicht. Deshalb muss eure Agentursoftware von vornherein auf mögliche Änderungen angelegt sein. Die Erweiterung um neue Aufgabengebiete oder sogar komplette Geschäftsfelder sollte möglich sein, außerdem muss sie flexibel auf die Größe der Belegschaft anpassbar sein. Die Anbindung von neuen Tools und Softwares ist ebenso wichtig. Achte also von vornherein auf die richtigen Schnittstellen.

Sortiere aus.

Wenn ihr alle Aspekte zusammen habt, nehmt ihr sie noch einmal genau unter die Lupe und bewertet sie gründlich. Was genießt höchste Priorität? Was muss unbedingt sein, was war vielleicht doch nur ein Hirngespinst? Macht drei Stapel: Ja, Nein – und einen dritten Stapel, auf dem alles landet, was weder ein klares Ja noch ein klares Nein erhält. Denn manche Features können auch zu einem späteren Zeitpunkt relevant werden. Vielleicht ergibt sich beim Prüfen der Möglichkeit auch ein Aspekt, den ihr vorher noch gar nicht bedacht habt. Fest steht: Alles, was eindeutig ein Nein anzeigt, muss rausfliegen. Schützt euch noch in der Findungsphase vor unnötigem Ballast.

Checke den Markt.

Ja, wir geben zu, das ist das Aufwändigste bei der ganzen Sache. Aber dadurch, dass ihr eure Bedürfnisse jetzt so klar definiert habt, wisst ihr ja auch, wonach ihr suchen müsst.

Anders als bei der Wahl zur Miss Germany geht es bei der Entscheidung bezüglich eurer Agentursoftware nicht um den Gesamteindruck. Setzt genaue Kriterien für die einzelnen Komponenten an und verlasst euch dabei nicht auf subjektive Empfindungen.

Pickt euch lieber aus unterschiedlichen Lösungen die Rosinen heraus, die zu euren Bedürfnissen passen, und stellt dann genau die Komponenten zusammen, die ihr braucht. Es gibt bestimmte Komponenten noch nicht am Markt? Viele Anbieterfirmen freuen sich über Anregungen und sind offen für die Umsetzung neuer Ideen.

Fragt ganz genau nach.

Hinterfragt alles. Funktionen, Schnittstellen, Preise. Das hat gar nichts Misstrauen zu tun – ihr müsst mit der Software arbeiten, da müssen euch alle Zusammenhänge klar sein. Und niemand kennt eure Anforderungen an die Software eben so gut wie ihr. Notiert mögliche Fragen also bereits frühzeitig und führt den Prozess laufend fort. Das gilt übrigens auch für den Fall, dass ihr euch bereits für eine Lösung entschieden habt, die nun implementiert wird. Es ist wichtig, dass ihr jeden einzelnen Schritt nachvollziehen könnt. Denk an die Sesamstraße: Wer nicht fragt, bleibt dumm.

Hole dir Rat ein.

Guter Rat ist nämlich nicht teuer, sondern spart Geld. Denn jeder Umweg, der nicht genommen wird, jeder Erfahrungswert, der genutzt werden kann, und jede Fehlentscheidung, die vermieden wird, entlastet das Gesamtbudget. Bezieht daher euer Netzwerk ein. Fragt andere Agenturen und UnternehmerInnen. Nehmt außerdem die Angebote der Softwarefirmen an, deren Informationen und Demoversionen auszuprobieren. Und last but not least: Greift auf Beratungen zurück, die auf diese Themen spezialisiert sind. Sie kennen über ihre Fachkenntnis hinaus übrigens auch bundesweite oder landesspezifische Förder-Programme, die die Digitalisierung von kleinen und mittelständischen Unternehmen fördern.

Du suchst unabhängige, erfahrene Beratung, die dich durch den Märchenwald der Agentursoftware führt? Dann sprich uns an!