Praxisbeispiel: Wie REINBOLDROST die Agency-Experience durch einen ganzheitlichen Veränderungsprozess steigert

Das viel zitierte „Change Management“ jagt Agenturen erst einmal Respekt ein. Kein Wunder, denn viele Menschen mögen zunächst keine Veränderungen. Zudem wird das „Change Management“ oftmals einer kompletten Transformation gleichgesetzt, die nicht unbedingt den Menschen in den Mittelpunkt stellt. Wir sprechen daher lieber von einem ganzheitlichen Veränderungsprozess. Ganzheitlich bedeutet in diesem Fall auch, dass die Veränderung mit und aus dem Team heraus gestaltet wird. Das bedeutet gar nicht zwangsläufig, dass danach kein Stein mehr auf dem anderen bleibt. Ganz im Gegenteil. Was gut läuft, darf bleiben – aber auch eben besser werden. Die Bonner Agentur REINBOLDROST hat sich mit uns auf diese Reise gemacht. Gemeinsam mit Managing Partner Jessica Reinbold berichten wir über den Prozess und erste Ergebnisse.

kleinkariert: Wir haben über ein halbes Jahr sehr eng miteinander am Veränderungsprozess eurer Agentur gearbeitet. An dieser Stelle noch einmal vielen Dank für euer Vertrauen! Bitte stelle REINBOLDROST einmal kurz vor.

Jessica Reinbold: Wir sind spezialisiert auf Creative Shopper Marketing. Sprich: Wir entwickeln Maßnahmen, mit denen Marken aus dem FMCG-Bereich über alle relevanten Touchpoints der Shopper Journey hinweg für einen Wow-Faktor sorgen und den Point of Sale zum Point of Experience machen. Dabei übernehmen wir alle Schritte von der Strategie über das Konzept bis hin zum Handling. Viele Kampagnen habt ihr und eure Leser:innen sicherlich bereits wahrgenommen, denn wir arbeiten für zahlreiche große Markenartikler wie Barilla, Lorenz und Fressnapf.

kleinkariert: REINBOLDROST ist über 30 Jahre am Markt, das bedeutet ja sicherlich einen etwa genauso lange währenden Wandel. Was hat euch dazu bewogen, diesen Veränderungsprozess unter externer Anleitung umzusetzen?

Jessica Reinbold: Natürlich, in all den Jahren haben wir uns stetig gewandelt, allein schon, um Akzente in unserem Segment zu setzen, das sich unter anderem durch die Digitalisierung massiv verändert hat. Von der klassischen Promotion und Verkaufsförderung hin zum Creative Shopping Marketing ist es ein langer, spannender Weg, der noch lange nicht zu Ende ist. Unsere Arbeit lebt von Offenheit und Neugierde. Dazu gehört auch, dass wir uns Input von außen holen. Bei kleinkariert hat uns gleich angesprochen, dass ihr selber aus der Agenturwelt kommt und die speziellen Herausforderungen unserer Branche kennt.

kleinkariert: Was sind eure Ziele in der Zusammenarbeit mit uns? Immerhin gehört ihr ja schon zu den führenden deutschen Agenturen in eurem Segment.

Jessica Reinbold: Und genau das wollen wir auch bleiben. Aber im Laufe der Jahre haben wir uns natürlich auch weiterentwickelt und sind deutlich gewachsen – viele Prozesse und Strukturen sind nicht mitgewachsen. Konkret geht es uns bei der Zusammenarbeit darum, uns auf kommende Wachstumsphasen vorzubereiten und bestehende Prozesse zu optimieren, um zukunftsfähig zu bleiben.

Außerdem wollen wir erreichen, dass unser aller Miteinander besser wird. Dass unser aller (Arbeits-)leben schöner wird, indem wir es ein Stück weit effizienter gestalten. Ein starker Fokus unseres Veränderungsprozesses liegt daher in der Entwicklung unseres Teams, das im Moment rund 50 Personen umfasst. Für ihre Freude an Verantwortung und Eigenständigkeit sorgen wir schon lange, wir wollen dabei aber mehr Übertragbarkeit und Effizienz erreichen. Ein Ziel ist, talentbasiertes und skillbasiertes Arbeiten zukünftig zu fördern. Dafür brauchen wir euch.

So haben wir den Veränderungsprozess bei REINBOLDROST gemeinsam angestoßen

Step 1: Grundlagen schaffen

Bevor es ans Eingemachte geht, gilt es erst einmal, alle Abläufe und Zusammenhänge zu verstehen. Das ist eine Grundregel bei kleinkariert. Denn nichts ist in der Beratung  schlimmer, als blindlings mit Annahmen zu arbeiten. Wer sich nur auf Vermutungen stützt, ohne den Ist-Status wirklich zu kennen, wird keine individuellen Lösungen finden können.

Jessica Reinbold: Die Vorarbeit war intensiv und fand bereits im Jahr vor dem eigentlichen Veränderungsprozess statt. Hier waren Andreas Rost und ich sowie unsere Unitleitungen intensiv eingebunden. Neben individuellen Interviews mit den Mitarbeitenden habt ihr, Hanna und Bernhard, mehrere Prozessworkshops durchgeführt.

Diese ganzen Informationen wurden in ein digitales Prozessboard überführt, das Aufgaben- und Themenfelder aufzeigt, an denen man schrauben kann. Außerdem haben wir ein agiles Organigramm erhalten und anhand aller Informationen gemeinsam mit kleinkariert Themen herausgestellt, die schrittweise optimiert und verbessert werden können.

Step 2: Internes Projektteam zusammenstellen

Es bringt nichts, einen Veränderungsprozess von außen überzustülpen. Zum einen leidet die Akzeptanz der Maßnahmen innerhalb des Teams darunter. Zum anderen sollen die Fähigkeit zur Veränderung und die Herangehensweise nachhaltig in der Agentur verankert bleiben. Deshalb: Die Umsetzung sollte immer direkt durch die Mitarbeitenden erfolgen. Denn am nachhaltigsten werden Veränderungen umgesetzt, wenn sie aus den eigenen Reihen angestoßen werden.

Jessica Reinbold: Unser internes Projektteam besteht aus fünf Personen, die sich selbst die „Powerchangers“ nennen. Alle sind gleichwertige Mitglieder. In ihrer Gesamtheit bilden sie einen guten Querschnitt aller Abteilungen ab und können dadurch alle Interessen bestmöglich vertreten. Andreas und ich sind wohlweislich nicht im Projektteam vertreten. Um gegenseitig Aufgaben zu adressieren, haben wir die Powerchangers in den monatlichen Jour Fixe mit Geschäftsführung und Unitleitung integriert

Step 3: Die Umsetzung

kleinkariert versteht sich als Trainer:in des Projektteams, die ihr Knowhow  auf ReinboldRost übertragen. Am Anfang stehen wir mit auf dem Spielfeld, während der Veränderungsphase ziehen wir uns dann schrittweise zurück auf die „Seitenlinie“. Wir sehen uns über den gesamten Prozess hinweg als Motivator:in und als  „Antreiber:in der Sache“.

Jessica Reinbold: Ja, genauso haben wir das auch empfunden – in einer sehr angenehmen Art und Weise. Unser internes Projektteam hatte hier natürlich den größten Anteil, allein schon, weil ihr ja ein halbes Jahr lang miteinander alle zwei Wochen Meetings hattet, in denen die markierten Themenfelder aus dem Prozessboard in konkreten Aufgabenpaketen bearbeitet wurden. Ihr habt sie dabei durch Support, Hilfestellung oder Ideen bei der Umsetzung der konkreten Aufgaben unterstützt.

„Ein Tipp von uns an andere Agenturchefinnen und –chefs, die einen Veränderungsprozess anstreben: Loslassen funktioniert, wenn alle Beteiligten vorher ihre Erwartungshaltung und die Aufgabenstellung klar formulieren.“ Jessica Reinbold, REINBOLDROST

Step 4: Resultate

Aufgaben erledigen ist gut – die Ergebnisse umzusetzen und regelmäßig zu überprüfen ist das A und O. Wir empfehlen immer die Implementierung der Ergebnisse durch das interne Projektteam. Es steckt am tiefsten in den Vorgängen und hat durch seine interdisziplinäre Ausrichtung auch den besten Zugang zu den einzelnen Units. Übrigens spielt es beim Veränderungsprozess keine Rolle, wie groß und umfassend er ist. Wichtig ist, ob er seine Ziele erreicht.

Jessica Reinbold: Wir haben im Zuge unseres Veränderungsprozesses durchaus gemerkt, dass gerade die vermeintlich kleinen Anpassungen die größte Wirkung auf die Effizienz hatten. Sie wurden auch am einfachsten akzeptiert, da sie sofort eine Verbesserung der Strukturen und Abläufe verursachen. Da sind ganz simple Dinge dabei. Zum Beispiel Leitfäden zu Themen wie „Rechnungsstellung“ oder „Wo finde ich was auf dem Server“, durch die alle Beteiligten in einem Termin geführt wurden.

Fazit:

Jessica Reinbold: Ein Veränderungsprozess ist niemals ganz abgeschlossen. Wir entwickeln uns als Agentur ständig weiter, so dass in der gleichen Geschwindigkeit auch Strukturen und Prozesse auch weiterhin angepasst werden müssen. Dank der intensiven und bereichernden Zusammenarbeit mit kleinkariert können wir diese Veränderungen wesentlich effizienter gestalten und besser aus dem Team heraus agieren. Das ist sehr wertvoll!

kleinkariert: Das größte Kompliment für uns ist eigentlich, wenn neue Prozesse und Veränderungen weiter gelebt werden, wenn die kleinkariert-Arbeit beendet ist. Wenn alles wunderbar und reibungslos weiterläuft und sich neue Strukturen nachhaltig etablieren. Gut, wenn wir also ab einem Punkt nicht mehr gebraucht werden, und unser Know-how übertragen konnten – dann haben wir alles richtig gemacht.

Über Jessica Reinbold:

Jessica Reinbold ist Diplom-Betriebswirtin und als Managing Partnerin der REINBOLDROST GmbH  verantwortlich für die Units Beratung, Business Development, Fulfillment und Administration sowie den stetigen Ausbau der Agentur in Richtung ganzheitlichem Shopper Marketing. Zudem ist sie Mitgründerin, Inhaberin und Geschäftsführerin der Fulfillers GmbH, einer Agentur zur Abwicklung von Promotions.

Love it, change it or leave it – seid auch ihr bereit für Euren Veränderungsprozess? Gern beraten und unterstützen wir euch dabei. Schreibt uns, und ihr bekommt unsere ungeteilte Aufmerksamkeit.  Wir freuen uns darauf, von euch zu hören!