Produktiv arbeiten: Warum effizient besser als busy ist

Wie produktiv arbeiten wir? Keine Angst, hier geht es nicht um die mittlerweile omnipräsente (Über-)Optimierung unserer selbst. Die Frage ist ernst gemeint. Der aktuelle State of Work-Report von Slack beinhaltet nämlich einige ziemlich interessante Aspekte dazu, von denen wir einige für euch aufgreifen wollen. Kurz zur Relevanz: Unter den 18.000 Teilnehmenden der Umfrage arbeiten mehr als 2.000 in Deutschland.

Zunächst geht es um die Definition der Produktivität. Und die sieht auf Seiten der Arbeitgebenden teilweise ganz anders als auf der Seite der Mitarbeitenden aus. 

Agenturen – und generell Unternehmen – beurteilen die Produktivität zumeist nach Input und Outcome. Klingt rational, ist es auch. Ganze 27 Prozent der Führungskräfte verlassen sich beim Messen der Produktivität auf Sichtbarkeits- und Aktivitätskennzahlen.

Produktiv wirken ist nicht produktiv arbeiten

Nur: Die Zahlen haben mit der Produktivität nur bedingt zu tun. Die damit verbundenen KPIs setzen Mitarbeitende unter Druck, so dass sie ihr Augenmerk mehr auf den Input legen. Das hat den zweifelhaften Effekt, dass die deutschen Arbeitnehmenden knapp ein Drittel ihrer Arbeitszeit (29 Prozent) mit Aufgaben verbringen, die nicht direkt auf ihre Ziele einzahlen, sondern nur erledigt werden, um produktiv zu wirken. 

Kennen wir alle – noch schnell ein Update nach Feierabend oder ein Geistesblitz am Wochenende, die per Rundmail verschickt werden. Wirkt super busy, ist aber nicht produktiv und stresst alle Beteiligten eher. 

Denn über die Hälfte der Mitarbeitenden fühlt sich gezwungen, schnell auf Nachrichten zu reagieren, auch wenn diese nach Ende ihrer Arbeitszeit eingehen. Erschreckende 63 Prozent achten darauf, dass ihr Status „online“ ist, auch wenn sie gerade nicht arbeiten.

Da läuft doch etwas schief! Wir haben ein paar Tipps für euch zusammengestellt, die euch dabei helfen, eure Produktivität und die eures Teams nachhaltig und gesund zu steigern. 

Motivation schaffen

Motivation beeinflusst die Arbeitsplatzproduktivität erheblich. 82 Prozent der Befragten bestätigen, dass Zufriedenheit und Engagement für ihre Leistung wichtig sind. Eine motivierende Arbeitsumgebung, die eine positive Unternehmenskultur und offene Kommunikation einschließt, kann Wunder wirken, wenn es um Effizienz, Kreativität und Innovation geht. Hier ist also die Führungsebene deutlich gefragt.

Unnützes eliminieren

Wenn immer noch ein Drittel der Arbeitnehmenden das Gefühl hat, dass sie zu viel Zeit mit Meetings und E-Mails verbringen, besteht eindeutig Handlungsbedarf. Um die Arbeitszeit produktiv zu nutzen, sind eine effiziente Kommunikation und Arbeitsabläufe entscheidend. Schaut mal, wie ihr eure Zeit sinnvoller nutzt, indem ihr eure Meetingstrukturen auf den Prüfstand stellt und den E-Mail-Verkehr auf das Wesentliche beschränkt.

Routinearbeiten automatisieren

Geht in die gleiche Richtung, hat aber eher mit Tools zu tun: Interessanterweise geben drei Viertel der Befragten an, dass sie ihre Produktivität erheblich verbessern könnten, wenn sie Routineaufgaben automatisieren könnten. Dadurch können sie zwischen zwei und vier Stunden pro Woche einsparen. Das zeigt deutlich, wie wichtig es ist, sich neue Technologien anzuschauen, die den Mitarbeitenden dabei helfen, repetitive Arbeiten schneller und effektiver zu erledigen. Agentursoftware hilft bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen; einfache Lösungen sind die Sortierung von E-Mails durch Regeln oder das Aufsetzen von Templates für wiederkehrende Aufgaben.

Mehr Flexibilität ermöglichen

67 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass vorhersehbare Zeitfenster, in denen alle offline sind (z. B. nach 18:00 Uhr und am Wochenende), ihre Produktivität steigern würden. Andererseits geben 71 Prozent an, dass sie produktiver sind, wenn sie zu den gleichen Zeiten wie ihre Teammitglieder arbeiten. Die Lösung: Fragt einfach nach, wer wie und wann arbeiten möchte und versucht, die Flexibilität zu ermöglichen, es genauso zu tun.

Sinn-voll arbeiten

 Wusstest du, dass die Stimulation unserer Sinne ebenfalls ein Produktivitätsbooster sein kann? Wie das funktioniert, erfährst du in unserem Artikel zur Multisensorik am Arbeitsplatz.

Strukturen schaffen 

Zu viel Chaos beeinträchtigt die Produktivität – dieser Auffassung sind 22 Prozent der Befragten! Als Agentur für Struktur ist das natürlich ganz unser Ding, und wir glauben, dass die Dunkelziffer hier noch viel höher ist 😉  Klar, das „kreative Chaos“ hat sich nicht umsonst als fester Begriff etabliert. Bei Brainstormings ist es auch ganz sicher eine tolle, inspirierende Herangehensweise. Ansonsten führt es aber häufig dazu, sich zu verzetteln und den Fokus zu verlieren. Strukturen helfen uns dabei, einen klaren Kopf und das Ziel im Auge zu behalten. Denn wenn unser Gehirn sich auf geregelte Abläufe im Hintergrund verlassen kann, hat es mehr Kapazitäten für seinen eigentlichen Zweck: Das Denken. 

Ihr wünscht euch bessere Strukturen in eurer Agentur? Dann meldet euch – wir finden ganz sicher die beste Lösung für euch!