Mehr Transparenz, effektivere Arbeit: Warum Zeiterfassung in Agenturen wichtig ist und wie du dein Team dafür begeisterst

Im ersten Teil unserer Blogreihe zum Thema Zeiterfassung in Agenturen  sind wir auf die Rahmenbedingungen eingegangen. Für wen gilt die elektronische Arbeitszeiterfassung? Welche Übergangsfristen räumt der Gesetzgeber dafür ein? Wie wir bereits festgestellt haben, wird in Agenturen bereits die Arbeitszeit erfasst, ob mithilfe einer Agentursoftware oder mit anderen Tools. Das dient in der Regel zur Erfassung der Projektarbeitszeiten, lässt sich aber natürlich ebenso gut auf die Erfassung der gesamten Arbeitszeit inklusive der Pausen und interner Aufgaben, sprich des ganzen Arbeitstages, ausweiten. Damit ist auch der Gesetzgebung Genüge getan. Doch so oder so: Das beste System nützt nur etwas, wenn es auch bedient wird. Hier kommen unsere Top Tipps zur Motivation von trackingunwilligen Mitarbeitenden.

Bevor wir tiefer einsteigen, zunächst ein paar Zahlen (ja, wir sind kleinkariert, und wir lieben Zahlen…). Der Digitalverband Bitkom hat in einer Umfrage herausgefunden, wie verbreitet die Zeiterfassung in Deutschland 2023 ist. Das Ergebnis:

• Ein Drittel der Befragten gibt an, dass die Arbeitszeiterfassung bereits vor dem „Stechuhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofs umgesetzt wurde. Gut ein Viertel, nämlich 26 Prozent, sind dem Aufruf des Bundesarbeitsgerichtes gefolgt und erfassen ihre Zeiten seit 2022. 
• Weitere 28 Prozent nutzen die Übergangsfristen und wollen 2023 damit beginnen. Nur 12 Prozent geben an, dass sie eine Zeiterfassung zwar planen, jedoch noch nicht wissen, wann sie sie umsetzen werden. 

Die Grundlagen sind also beim weit überwiegenden Teil der Unternehmen geschaffen. Bleibt die Frage: Werden die wie auch immer gearteten Tools auch bedient? Unsere Erfahrung in der Agenturwelt zeigt: Jein. In einigen Agenturen gibt es Kolleg:innen oder Freelancer, die ihre Stunden erst auf wiederholte Aufforderung hin abgeben.

Wie motiviere ich mein Team zur Zeiterfassung?

Dazu müssen wir erst einmal die Gründe verstehen, warum die Zeiterfassung nicht für alle Teil der Arbeitsroutine ist. Zeiterfassung übt auf viele Menschen, insbesondere auf “die Kreativen” nun einmal ungefähr den gleichen Reiz aus wie Buchhaltung: wenig bis gar keinen. Manchmal ist es Unlust, andere vergessen es oder empfinden die Zeiterfassung als nicht besonders wichtig. Und dann gibt es natürlich noch Herausforderungen wie den Mangel an Disziplin. Klar, manchmal ist es ja auch nervig, für jedes Telefonat – und im Grunde auch für jeden Ausflug in die Kaffeeküche, aber da wollen wir mal nicht päpstlicher als der Papst sein, der kreative Denkprozess wird dadurch ja nicht zwingend unterbrochen  – die Dauer zu notieren oder auf Start oder Stop zu klicken. Unsere Tipps, wie es trotzdem klappt:

Erklären

Die Wichtigkeit muss allen klar sein. Statt „Denk doch endlich daran, deine Stunden einzugeben!“ also lieber erklären, warum das erforderlich ist. „Wir brauchen eure Stunden, um zu sehen, ob wir eventuell etwas nachberechnen können.“ „Wenn ihr eure Stunden lückenlos dokumentiert, können die Account Manager das nächste Angebot besser kalkulieren.“ „Wir haben den Eindruck, dass bei Projekt XY vor lauter Projektmanagement zu wenig Zeit für Kreation bleibt. Die Zeiterfassung gibt uns die Möglichkeit, das zu belegen und anders zu verhandeln.” Sätze wie diese verdeutlichen die Notwendigkeit. Auch, dass zur reinen Projektzeiterfassung nun auch die Erfassung der kompletten Arbeitszeit Pflicht ist, lässt sich erklären. Außerdem solltest du klar kommunizieren, dass es bei der Zeiterfassung nicht um Kontrolle geht. Darauf kommen wir weiter unten in diesem Artikel noch einmal zurück. Zu guter Letzt hilft gerade bei drögeren Themen – und dazu gehört die Zeiterfassung – auch gern eine Portion Humor. 

Reminder einrichten

Gängige Projektmanagementlösungen lassen automatisierte Benachrichtigungen zu. Um 11 Uhr kann also bei allen eine täglich variierende Meldung aufpoppen, die daran erinnert: „Hast du deine Stunden erfasst?“. Viele digitale Tools erinnern auch selbständig daran, die Zeiterfassung zu starten, wenn längere Zeit keine Aktivität erfolgt ist. Es gibt auch Lösungen, die mit einem physischen Buzzer aufwarten, der durch seine projektspezifischen LED-Leuchten daran erinnert, das Projekt zu wechseln.

Die passende Form finden

Ob Smartphone-App, am Rechner oder auch mit haptischen Devices wie dem achteckigen Timeular Tracker – der Wurm muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler. Frag doch einfach in deinem Team nach, wer welche Art der Eingabe bevorzugt. Viele Systeme sind mittlerweile kompatibel, so dass es egal ist, ob am Smartphone oder am Computer getrackt wird. 

Spielerische Ansätze finden

Gamification rules! Menschen lieben es, wenn ihr Spieltrieb geweckt wird, deshalb sind auch Challenges so ein Erfolg. Warum nicht auch aus der Zeiterfassung eine machen? Welches Team als erstes fertig ist, darf sich etwas zum Mittagessen wünschen oder bekommt eine sonstwie geartete Belohnung.  

Für die Agenturkasse sammeln

OK, das hat jetzt etwas von Zuckerbrot und Peitsche. Generell verfechten wir ja das Vorgehen, gute Leistungen zu belohnen, anstatt Versäumnisse zu bestrafen. Die kleinkariert Spardose lässt sich für beides nutzen. Als Phrasenschwein, als Sammelstelle der Strafzölle für Mitarbeitende, die chronisch Deadlines sprengen oder eben auch für diejenigen im Team, die wiederholt vergessen, ihre Stunden einzutragen. Hat aber eben etwas Negatives, auch wenn wir die Spardose natürlich immer mit einem Augenzwinkern ins Spiel bringen.

Zum Belohnen drehen wir den Spieß einfach um, und für jede Woche, in der alle Teams ihre Zeiterfassung rechtzeitig erledigt haben, wirft die Agenturleitung Summe X ein.

So oder so, haben alle etwas davon, denn von dem Geld können Parties, Ausflüge oder andere gemeinsame Aktivitäten gezahlt werden. 

Was ist die kleinkariert Spardose?

Wenn du bereits mit uns arbeitest, kennst du sie vielleicht schon. Falls nicht, stellen wir sie gern vor. Im Grunde ist sie eine schlichte Blechsparbüchse. Sie gewinnt allerdings deutlich an Charme, wenn du unsere verschiedenen Aufkleber benutzt, um sie zu verzieren. Davon gibt es in unregelmäßigen Abständen neue Editionen. Wenn’s zu der Agentur passt, bringen wir sie gern zu unseren Gesprächen mit – und lassen sie natürlich auch da. Manchmal sogar schon beim Kennenlerngespräch. Also: Worauf wartest du noch? 

Warum wir die Zeiterfassung in Agenturen nicht als Kontrolle sehen sollten

Auf dieses grundsätzliche Thema wollen wir noch einmal zu sprechen kommen. Denn ganz sicher ist der Kontrollaspekt einer der Gründe, warum niemand so richtig Lust auf Zeiterfassung hat. Und sicher, wir sind auch kein Fan von überflüssiger Bürokratisierung. Dennoch, das „Stechuhr-Urteil“ und der deutsche Entwurf dazu sollen nicht dazu dienen, Mitarbeitende stärker kontrollieren zu können. Vielmehr geht es darum, mehr Transparenz herzustellen und effektiver zu arbeiten. 

Das Auswerten der Zeiterfassung kann nämlich durchaus Ergebnisse enthüllen, die Führungskräfte dazu bringen sollten, einzugreifen. Hier kommen drei Beispiele:

• Kollegin A hat letzten Monat 20 Überstunden angehäuft. Ihr Kollege B gewöhnt sich mehr und mehr an, die Mittagspause durchzuarbeiten. Beide arbeiten auf dem gleichen Etat. Hier besteht dringend Handlungsbedarf!
• Die Kampagne für Auftrag C läuft super. Allerdings fällt bei der Auswertung auf, dass extrem viel Zeit für administrative Dinge draufgeht. Kund:innenseitig wird nämlich Wert darauf gelegt, dass mit der eigenen Projektmanagementsoftware gearbeitet wird und bestimmte Dokumentationsabläufe eingehalten werden. Service ist wichtig, keine Frage – aber wenn die eigentlich gebuchte Leistung dadurch nur noch unter Mehrarbeit zu erbringen ist, sollte der Etat neu verhandelt werden. 
•  Auch interne Meetings und Abläufe können durch die Auswertung der Zeiterfassung auf den Prüfstand gestellt werden. Können Prozesse gestrafft werden? Wird das Teammeeting regelmäßig überzogen, weil beispielsweise zu viele Detailthemen besprochen werden, die gar nicht für alle relevant sind? Brauchen wir vielleicht andere Meetingformate? 
• Solche Dinge werden häufig erst klar, wenn der komplette Zeitaufwand transparent an einer Stelle zusammenfließt. 

Entwarnung: Die Zeiterfassung gefährdet nicht die Vertrauensarbeitszeit

Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit und weitere flexible Arbeitszeitmodelle könnten unter den neuen Vorgaben nicht mehr funktionieren und würden daher eine Einschränkung der Freiheiten der Arbeitnehmer bedeuten – diese Kritik kam seitens der entsprechenden Lobbys recht schnell auf den Tisch. 

Welche Arbeitszeitmodelle gibt es eigentlich? Und eignen die sich eigentlich auch für Agenturen? Dazu erfährst du hier mehr.

Inken Gallner ist die amtierende Präsidentin des Bundesarbeitsgerichts. Sie stellte ziemlich schnell klar:„Der Beschluss bedeutet keine Einschränkung flexibler Arbeitszeitmodelle. Bestimmte Regeln, darunter die elfstündige Ruhezeit pro Tag, müssen allerdings immer eingehalten werden.“

Es geht also nicht um das Aufrechnen von einzelnen Stunden oder eine permanenten Überwachung der Produktivität – schon gar nicht durch den Staat, aber auch nicht durch die Agentur. Im Gegenteil, Überstunden können so leichter erfasst werden. Und die Personalabteilung freut sich darüber, dass auch Urlaube sowie Fehlzeiten automatisch in die Zeiterfassung einfließen können, um so noch einfacher den Überblick zu behalten.

Auch die Verbesserung einer Zeiterfassung in Agenturen stellt bisweilen einen Veränderungsprozess dar. Bei der Umsetzung von Veränderungen beweisen wir besonderes Fingerspitzengefühl. Wobei können wir dich unterstützen? Schreibe uns ein E-Mail an kontakt@kleinkariert.com oder ruf uns an unter 0221 977 659 55.